Come ottenere la trascrizione di una riunione di Microsoft Teams

Questa guida ti introduce al potere trasformativo delle trascrizioni di Microsoft Teams, uno strumento che non solo cattura ogni parola pronunciata, ma offre anche funzionalità come l’identificazione del relatore e la ricerca di parole chiave attraverso lo Strumento di Trascrizione Teams di ScreenApp.

Ti sei mai ritrovato a desiderare di poter riascoltare segmenti specifici di una riunione di Microsoft Teams, o di mettere in pausa in un momento critico per cogliere appieno i dettagli? Immagina di poter rivisitare ogni espressione, analizzare elementi cruciali e condividere senza sforzo parti fondamentali della discussione. È qui che entra in gioco la funzionalità delle trascrizioni di Teams, agendo come una risorsa vitale per recuperare l’essenza delle tue riunioni.

Questa guida completa è progettata per demistificare il processo di accesso e utilizzo delle trascrizioni in Microsoft Teams. Ha lo scopo di fornirti un approccio chiaro e graduale, eliminando la necessità di prendere appunti freneticamente e sfruttando i vantaggi della tecnologia di trascrizione automatizzata.

Preliminari Essenziali

1. Abilitazione della Trascrizione: Questo passo fondamentale è la tua porta d’accesso alle trascrizioni. Per gli amministratori, questa opzione può essere attivata nel Centro di amministrazione di Teams in ‘Criteri riunione’. Gli utenti regolari possono trovare questa impostazione nelle ‘Opzioni riunione’ durante la pianificazione di una riunione.
2. Registrazione della Riunione: Sebbene le trascrizioni possano essere utilizzate indipendentemente, abbinarle alle registrazioni delle riunioni può arricchire significativamente la tua esperienza. Si consiglia di registrare le riunioni per ottenere un contesto aggiuntivo, che integra la trascrizione scritta.

Accesso alla Tua Trascrizione: Una Guida Passo-Passo

1. Tramite la Chat della Riunione: Inizia andando alla chat della riunione nel tuo calendario di Teams. Dopo che una riunione si conclude, cerca la notifica ‘Riunione terminata’, che include un link alla trascrizione. Questo link ti indirizzerà a un riepilogo della trascrizione, insieme alle opzioni per scaricarla.
2. Metodo Alternativo: Un altro modo per accedere alla trascrizione è cliccare sui tre punti accanto all’intestazione della chat e selezionare ‘Mostra trascrizione’. Questo metodo fornisce un percorso diretto alla trascrizione all’interno dell’interfaccia di Teams.

Download della Tua Trascrizione: Opzioni di Formato

Quando scarichi la tua trascrizione, hai un paio di scelte di formato:

• .Copy (Formato Modificabile): Questo formato è ideale se prevedi di modificare la trascrizione o condividerla in un formato personalizzabile.
• .vtt (Sincronizzazione Video): Scegli questo formato se intendi sincronizzare il testo con le registrazioni video in software di terze parti, migliorando l’esperienza multimediale.

Strumento di Trascrizione Teams di ScreenApp

Per aumentare ulteriormente la tua esperienza di trascrizione, considera l’utilizzo dello Strumento di Trascrizione Teams di ScreenApp. Questo add-on offre diverse funzionalità avanzate:

Mentre MS Teams offre la trascrizione integrata, lo strumento di trascrizione dedicato di ScreenApp potrebbe essere una scelta più interessante per diversi motivi:

Maggiore Precisione e Personalizzazione: ScreenApp vanta un potente motore AI che offre trascrizioni altamente accurate, anche per audio complessi con più relatori o rumore di fondo. Inoltre, offre l’identificazione del relatore, consentendoti di distinguere facilmente chi ha detto cosa. La trascrizione di MS Teams, sebbene funzionale, può avere difficoltà con la precisione, in particolare in situazioni audio difficili.

Integrazione Perfetta e Flusso di Lavoro Semplificato: ScreenApp si integra perfettamente con il tuo flusso di lavoro di editing video esistente. Puoi caricare qualsiasi file video, trascriverlo automaticamente e modificare la trascrizione direttamente all’interno della piattaforma. Questo processo semplificato ti fa risparmiare tempo e fatica rispetto al flusso di lavoro disgiunto della trascrizione all’interno di Teams e quindi dell’esportazione della trascrizione per ulteriori modifiche.

Funzionalità Avanzate e Flessibilità: ScreenApp va oltre la trascrizione di base con funzionalità preziose come la personalizzazione del vocabolario, glossari personalizzati e annotazioni con timestamp. Questo ti consente di personalizzare la trascrizione in base alle tue esigenze e preferenze specifiche. La trascrizione di MS Teams, d’altra parte, è più limitata nella sua funzionalità.

Usarlo è semplice:

1. Registra una chiamata o una riunione:

All’interno di una riunione di Teams, fai clic sul pulsante “Registra” per avviare la registrazione.

Una volta terminata la riunione, la registrazione verrà automaticamente salvata in Microsoft OneDrive o SharePoint, a seconda delle impostazioni della tua organizzazione.

2. Accedi alla registrazione:

Individua la registrazione della riunione nella tua libreria OneDrive o SharePoint.

3. Trascrivi con ScreenApp:

Apri l’app web o l’app desktop di ScreenApp.

Fai clic sul pulsante “Carica” o trascina e rilascia il file di registrazione della riunione di Teams nell’interfaccia di ScreenApp.

Seleziona “Trascrizione Chiamata Microsoft Teams” come tipo di trascrizione.

Scegli la tua lingua preferita per la trascrizione.

Fai clic sul pulsante “Trascrivi” per avviare il processo di trascrizione.

4. Visualizza e modifica la trascrizione:

ScreenApp genererà una trascrizione della riunione, in genere entro pochi minuti.

Puoi rivedere la trascrizione, apportare modifiche ed evidenziare sezioni importanti.

Utilizza la barra di ricerca per trovare rapidamente parole chiave o frasi specifiche all’interno della trascrizione.

5. Condividi ed esporta:

Condividi la trascrizione con altri direttamente da ScreenApp o scaricala come documento Word, PDF o file SRT.

Integrati con altri strumenti per ulteriori analisi o collaborazioni.

Suggerimento Pro: Per la massima comodità, scarica e installa l’estensione ScreenApp. Ciò consente l’accesso diretto alle trascrizioni dalla chat della riunione e garantisce di ricevere aggiornamenti automatici quando le registrazioni vengono elaborate e trascritte.

Conclusione

Seguendo questa guida, puoi trasformare il tuo approccio alle riunioni di Teams, sfruttando appieno il potenziale delle trascrizioni per acquisire, analizzare e condividere contenuti cruciali delle riunioni con precisione e facilità. Sono finiti i giorni in cui ci si affidava esclusivamente alla memoria o ad appunti scarabocchiati frettolosamente. Benvenuti in una nuova era di efficienza e produttività delle riunioni, potenziata dalle funzionalità avanzate delle trascrizioni di Microsoft Teams e dagli strumenti di trascrizione migliorati.