Wie man ChatGPT als leistungsstarken KI-E-Mail-Assistenten nutzt

Andre Smith
Wie man ChatGPT als leistungsstarken KI-E-Mail-Assistenten nutzt

Starren Sie auf einen leeren E-Mail-Entwurf und versuchen, die perfekten Worte zu finden? ChatGPT kann Ihre Geheimwaffe sein, um Ihren Posteingang zu erobern. Egal, ob Sie eine professionelle Anfrage schreiben, einen überzeugenden Verkaufs pitch entwerfen oder einfach schneller antworten müssen, ChatGPT verwandelt sich in einen vielseitigen, kostenlosen KI-E-Mail-Autor, der rund um die Uhr arbeitet.

Laut aktuellen Arbeitsplatzstudien verbringen Fachleute durchschnittlich 4,1 Stunden pro Tag mit dem Überprüfen und Beantworten von E-Mails. Mit den richtigen ChatGPT-Prompts können Sie diese Zeit halbieren und gleichzeitig die Qualität Ihrer Kommunikation verbessern.

Dieser Leitfaden bietet alles, was Sie brauchen: die Prompt-Engineering-Formel, die funktioniert, plus 15+ Copy-Paste-ChatGPT-Prompts zum Schreiben von E-Mails, die Sie sofort verwenden können.

Kurze Antwort: Die perfekte ChatGPT-E-Mail-Prompt-Formel

Die Erfolgsformel

Meistern Sie diese Struktur für jedes Mal perfekte ChatGPT-E-Mail-Prompts

Ziel + Kontext + Ton + Einschränkungen
Die 4 wesentlichen Zutaten für den KI-E-Mail-Erfolg
1
Ziel: Was Sie von ChatGPT erwarten
2
Kontext: Wer, was, wann, warum Details
3
Ton: Wie es klingen soll
4
Einschränkungen: Regeln und Einschränkungen

💡 Echtes Beispiel:

"Entwerfe eine professionelle E-Mail an mein Team über die neuen Q4-Fristen.
Halte es unter 150 Wörtern und freundlich, aber autoritär."
Ziel: Entwurf Kontext: Team, Q4-Fristen Ton: Professionell, freundlich, aber autoritär Einschränkungen: Unter 150 Wörtern

Die Kunst des perfekten E-Mail-Prompts: 4 Schlüsselzutaten

Um mit ChatGPT als E-Mail-Autor-GPT großartige Ergebnisse zu erzielen, ist es erforderlich zu verstehen, wie man effektiv mit KI kommuniziert. Stellen Sie es sich wie Anweisungen an einen erfahrenen Assistenten vor, der Ihnen helfen kann, aber eine klare Anweisung benötigt.

1

Nennen Sie Ihr Ziel

Seien Sie spezifisch, was ChatGPT mit Ihrer E-Mail tun soll.

Schreiben Von Grund auf neu verfassen
Antworten Auf empfangene E-Mail antworten
Umschreiben Vorhandenen Entwurf verbessern
Zusammenfassen Lange E-Mails zusammenfassen
Korrekturlesen Auf Fehler überprüfen
2

Kontext bereitstellen

Geben Sie ChatGPT alle notwendigen Details, um präzise zu schreiben.

  • Wer: Name und Rolle des Empfängers
  • Was: Thema und Kernpunkte
  • Wann: Relevante Daten oder Fristen
  • Warum: Zweck und gewünschtes Ergebnis
  • Hintergrund: Vorherige Gespräche oder Kontext
3

Definieren Sie den Ton

Geben Sie an, wie die E-Mail klingen soll.

Formal Locker Freundlich Überzeugend Entschuldigend Begeistert Professionell Autoritär Empathisch
4

Einschränkungen festlegen

Fügen Sie spezifische Regeln oder Einschränkungen für die Ausgabe hinzu.

  • "Halte es unter 100 Wörtern"
  • "Verwenden Sie Aufzählungspunkte für die Klarheit"
  • "Erwähnen Sie keine Preise"
  • "Fügen Sie einen klaren Call-to-Action hinzu"
  • "Enden Sie mit einer spezifischen Frage"

Für Fachleute, die ihre E-Mail-Workflows dokumentieren oder Schulungsmaterialien erstellen müssen, können Bildschirmaufnahme-Tools Ihren ChatGPT-Prompting-Prozess erfassen, um ihn mit Ihrem Team zu teilen.

15+ Copy-Paste-ChatGPT-Prompts für jede E-Mail-Situation

ChatGPT-Oberfläche, die E-Mail-Verfassen mit Prompt-Engineering und verschiedenen Tonoptionen für professionelle Kommunikation zeigt

Bereit, ChatGPT in Ihren persönlichen KI-E-Mail-Autor zu verwandeln? Hier sind praxiserprobte Prompts, geordnet nach Situation. Einfach kopieren, mit Ihren Details anpassen und in ChatGPT einfügen.

Prompts zum Verfassen neuer E-Mails

1 Die formelle Anfrage
Entwerfe eine formelle E-Mail an [Name des Empfängers] bei [Firma], in der [spezifische Informationen oder Maßnahmen] angefordert werden.

Fügen Sie diese Punkte hinzu:

  • [Kernpunkt 1]
  • [Kernpunkt 2]
  • [Kernpunkt 3]

Halten Sie den Ton professionell und respektvoll. Beschränken Sie die E-Mail auf 150 Wörter.

Anwendungsfall: Anfordern von Dokumenten, Planen von Besprechungen oder Einholen von Genehmigungen von Führungskräften oder externen Partnern.

2 Die kalte Verkaufsansprache
Schreibe eine überzeugende kalte E-Mail an einen potenziellen Kunden in der [Branche].

Stelle meine Firma, [Deine Firma], und unsere Lösung, [Dein Produkt/Deine Dienstleistung], vor und konzentriere dich auf den Vorteil von [Hauptvorteil].

Ton: Professionell, aber warm und gesprächig Länge: 120-150 Wörter Enthalten: Ein klarer Call-to-Action, der zu einem 15-minütigen Gespräch auffordert

Profi-Tipp: Personalisiere mit spezifischen Details über die Firma des Empfängers, um die Antwortraten um bis zu 32 % zu erhöhen.

3 Die Follow-up-E-Mail
Schreibe eine höfliche Follow-up-E-Mail an [Name des Empfängers] bezüglich unseres Treffens am [Datum].

Fasse kurz unsere Diskussion über [Thema] zusammen und frage nach den nächsten Schritten.

Ton: Freundlich und professionell Enthalten: Eine spezifische Frage, um eine Antwort zu provozieren Halte es unter 100 Wörtern

Follow-up-Erfolgsrate
44%
Höhere Antwortrate mit angemessenen Follow-ups

4 Die Networking-Einführung
Entwerfe eine kurze, freundliche E-Mail, in der ich mich [Name der Person], einem [Ihre Berufsbezeichnung], vorstelle.

Erwähne, dass wir beide auf [Veranstaltung] waren oder dass ich ihre Arbeit in [Ihr Fachgebiet] bewundere.

Interesse an: [Spezifisches Thema, das Sie diskutieren möchten] Ton: Warm, echt und respektvoll gegenüber ihrer Zeit Länge: Maximal 80-100 Wörter

5 Die "Dankeschön"-Notiz
Schreibe eine aufrichtige Dankes-E-Mail an [Name des Empfängers] für [ihre Hilfe/das Interview/ihre Zeit/die Gelegenheit].

Erwähne speziell: [Wofür Sie dankbar sind] Bezug: [Ein unvergesslicher Moment oder eine Erkenntnis aus Ihrer Interaktion] Ton: Warm und echt Länge: 60-80 Wörter

Prompts zum Antworten auf E-Mails

6 Die "Ja, ich stimme zu"-Antwort
Hier ist die E-Mail, die ich erhalten habe:
[Füge die E-Mail ein]

Entwerfe eine positive und professionelle Antwort, die meine Zustimmung zum vorgeschlagenen Plan bestätigt und erklärt, dass ich bereit bin, fortzufahren.

Ton: Professionell und enthusiastisch Enthalten: Nächste Schritte oder Zeitplan, falls zutreffend Länge: 50-75 Wörter

7 Das höfliche "Nein" (Ablehnen einer Anfrage)
Hier ist eine E-Mail, in der ich gebeten werde, [etwas zu tun]:
[Füge die E-Mail ein]

Entwerfe eine höfliche, aber bestimmte Antwort, in der erklärt wird, dass ich diese Anfrage zu diesem Zeitpunkt aufgrund von [kurzer Grund, z. B. aktuelle Arbeitsbelastung, Terminkonflikte] nicht erfüllen kann.

Ton: Respektvoll und entschuldigend, aber klar Angebot: [Alternative Lösung, falls möglich] Länge: 75-100 Wörter

Merke: Ein gut formuliertes “Nein” bewahrt Beziehungen und wahrt gleichzeitig Grenzen.

8 Die "Ich brauche mehr Informationen"-Antwort
Entwerfe eine Antwort auf die E-Mail unten, in der um Klärung zu [spezifischer Punkt 1] und [spezifischer Punkt 2] gebeten wird.

Original-E-Mail: [Füge die E-Mail ein]

Ton: Professionell und neugierig Format: Verwenden Sie nummerierte Fragen für die Klarheit Länge: 60-80 Wörter

Wenn Sie mehrere E-Mail-Konversationen verwalten und den Überblick über Aktionspunkte behalten müssen, können Ihnen KI-Notizentools helfen, wichtige Punkte aus E-Mail-Threads automatisch zu extrahieren und zu organisieren.

Prompts zum Umschreiben und Verbessern Ihrer Entwürfe

Professioneller Arbeitsbereich, der eine E-Mail-Bearbeitungsoberfläche mit KI-gestützter Grammatikprüfung, Tonanalyse und Umschreibevorschlägen zeigt

9 Das professioneller gestalten
Schreibe den folgenden E-Mail-Entwurf um, um ihn formeller und professioneller zu gestalten:

[Füge deinen Entwurf ein]

Behalte die gleichen Kernpunkte bei, aber erhöhe die Sprache und den Ton. Entferne alle umgangssprachlichen Ausdrücke oder Slangs.

10 Das prägnanter gestalten
Kürze die folgende E-Mail auf unter 100 Wörter, wobei die Hauptpunkte beibehalten werden:

[Füge deinen Entwurf ein]

Entferne Redundanz und Füllwörter. Sorge dafür, dass jeder Satz zählt.

11 Den Ton ändern
Schreibe diese E-Mail um, um einen [freundlicheren und enthusiastischeren / formelleren / entschuldigenderen / überzeugenderen] Ton zu erhalten:

[Füge deinen Entwurf ein]

Passe die Sprache und Wortwahl an, um den gewünschten Ton besser zu treffen, während die Kernbotschaft beibehalten wird.

12 Korrekturlesen auf Fehler
Korrigiere die folgende E-Mail auf Grammatik-, Rechtschreib- oder Zeichensetzungsfehler. Überprüfe auch auf Klarheit und Fluss:

[Füge deinen Entwurf ein]

Stelle die korrigierte Version bereit und liste alle

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