Warum Besprechungsnotizen wichtig sind

Effektive Besprechungsnotizen stellen sicher, dass Entscheidungen, Aktionspunkte und Diskussionen dokumentiert, geteilt und umgesetzt werden. Ohne ordnungsgemäße Dokumentation verschwenden Besprechungen Zeit, Entscheidungen werden vergessen und die Verantwortlichkeit leidet.

Das Problem der Besprechungsdokumentation:

• 63 % der Besprechungen haben keine Tagesordnung oder Notizen
• Teams verbringen 4-5 Stunden pro Woche in Besprechungen
• 40 % der in Besprechungen getroffenen Entscheidungen werden nie dokumentiert
• Manuelle Notizen verpassen 50 % der wichtigsten Punkte beim Multitasking

Vorteile strukturierter Besprechungsnotizen:

• Rechenschaftspflicht: Klarer Nachweis, wer sich zu was verpflichtet hat
• Ausrichtung: Jeder hat das gleiche Verständnis von Entscheidungen
• Produktivität: Schnelle Referenz anstatt Aufzeichnungen erneut anzusehen
• Compliance: Audit-Trail für Geschäftsentscheidungen
• Wissen: Durchsuchbares Archiv des institutionellen Wissens

Vergleich von Methoden zur Erstellung von Besprechungsnotizen

Verständnis verschiedener Ansätze:

Empfohlen: KI-Transkription + menschliche Überprüfung (10-15 Min.) für 99 % Genauigkeit bei minimalem Aufwand.

Vor der Besprechung: Einrichtung

Methode 1: Besprechungs-Bot (Automatisch - Empfohlen)

ScreenApp kann automatisch an Ihren Besprechungen teilnehmen und diese aufzeichnen:

Einmalige Einrichtung:

1. Gehen Sie zu ScreenApp Einstellungen > Besprechungs-Bot
2. Verbinden Sie Ihren Kalender:
   • Google Kalender für Google Meet
   • Microsoft Kalender für Teams
   • Zoom-Integration für Zoom-Besprechungen
3. Konfigurieren Sie den Bot-Namen (z. B. “Notizblock von [Ihr Name]”)
4. Legen Sie die Aufnahmeeinstellungen fest (automatische Aufzeichnung aller oder bestimmter Besprechungen)

So funktioniert es:

1. ScreenApp erkennt Besprechungen in Ihrem Kalender
2. Der Bot nimmt automatisch zum Besprechungsbeginn teil
3. Nimmt während der gesamten Besprechung Audio auf
4. Verlässt die Besprechung am Ende
5. Verarbeitet die Aufnahme und generiert automatisch Notizen
6. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn die Notizen fertig sind

Vorteile:

• Kein Aufwand während der Besprechung (vollautomatisch)
• Nie vergessen, die Aufnahme zu starten
• Einheitliche Dokumentation für alle Besprechungen
• Teilnehmer sehen “Notizblock” in der Teilnehmerliste (transparent)

Best Practices für Besprechungs-Bots:

• Informieren Sie die Teilnehmer, dass der Bot aufzeichnet (Transparenz)
• Benennen Sie den Bot eindeutig: “Notizblock von [Ihr Name]”
• Lassen Sie den Bot zu, wenn er beitritt (einige Plattformen erfordern eine Genehmigung)
• Überprüfen Sie, ob der Bot in der ersten Minute der Besprechung aktiv ist

Methode 2: Manuelle Aufnahme (Mehr Kontrolle)

Zeichnen Sie Besprechungen manuell auf, um mehr Kontrolle zu haben:

Während der Besprechung:

1. Klicken Sie in ScreenApp auf “Bildschirm aufzeichnen”
2. Wählen Sie Ihr Besprechungsfenster oder Ihre Browser-Registerkarte aus
3. Aktivieren Sie das Mikrofon, um Ihre Stimme aufzunehmen
4. Aktivieren Sie das Systemaudio, um andere Teilnehmer zu erfassen
5. Starten Sie die Aufnahme, wenn die Besprechung beginnt
6. Beenden Sie die Aufnahme, wenn die Besprechung endet

Vorhandene Aufnahme hochladen:

1. Wenn Sie direkt über Zoom/Teams aufgezeichnet haben
2. Laden Sie die Aufnahmedatei herunter
3. Laden Sie sie über die Schaltfläche “Hochladen” in ScreenApp hoch
4. KI verarbeitet und generiert automatisch Notizen

Während des Meetings

Bewährte Praktiken während des Meetings

Bei Verwendung eines Meeting-Bots (automatisch):

• ✅ Vollständig teilnehmen - keine manuelle Notizen erforderlich
• ✅ Deutlich sprechen für bessere Transkription
• ✅ Aktionspunkte explizit nennen (“John wird X bis Freitag erledigen”)
• ✅ Entscheidungen verbal für die KI-Erfassung zusammenfassen

Bei manueller Aufzeichnung:

• ✅ Sicherstellen, dass die Aufnahmesteuerung den aktiven Status anzeigt
• ✅ Überprüfen, ob der Timer läuft
• ✅ Audiopegel überwachen
• ✅ Teilnehmen, ohne sich um Notizen kümmern zu müssen

Sprechtipps für bessere KI-Notizen:

• Namen nennen, wenn Aufgaben zugewiesen werden: “Sarah, kannst du den Vorschlag überprüfen?”
• Entscheidungen verbalisieren: “Wir haben beschlossen, mit Option A fortzufahren”
• Aktionspunkte verdeutlichen: “Aktionspunkt für Mike: Budget bis Mittwoch aktualisieren”
• Sprecher vorstellen: “Hier ist John von Engineering, der zu uns stößt”

Was NICHT zu tun ist:

• ❌ Keine wichtigen Meetings aufzeichnen
• ❌ Nicht davon ausgehen, dass sich jeder an das Besprochene erinnert
• ❌ Nicht Multitasking während wichtiger Entscheidungen
• ❌ Nicht vergessen, den Bot zuzulassen (bei Verwendung eines Meeting-Bots)

Nach dem Meeting: Notizen verarbeiten

Schritt 1: Automatische Transkription

Nach dem Ende des Meetings:

1. ScreenApp lädt die Aufnahme automatisch hoch
2. Die KI-Transkription beginnt sofort
3. Der Verarbeitungsstatus zeigt:
   • “Transkribieren…” - Konvertierung von Sprache in Text
   • “Diarisieren…” - Identifizierung verschiedener Sprecher
   • “Vorlagen verarbeiten…” - Generieren von Zusammenfassungen und Notizen
4. Typische Verarbeitung: 1-3 Minuten für ein 30-minütiges Meeting

Was die KI automatisch generiert:

• Vollständiges Transkript mit Sprecherkennzeichnungen
• Meeting-Zusammenfassung mit den wichtigsten Punkten
• Zeitgestempelte Kapitel nach Thema
• Aktionspunkte (falls besprochen)

Schritt 2: Generierte Zusammenfassung überprüfen

Öffnen Sie Ihre Meeting-Aufzeichnung:

1. Klicken Sie in Ihrer Bibliothek auf die Meeting-Datei
2. Navigieren Sie zur Registerkarte Zusammenfassung
3. Die KI-generierte Zusammenfassung wird angezeigt mit:
   • Meeting-Überblick
   • Wichtige Diskussionspunkte
   • Wichtige Entscheidungen
   • Aktionspunkte (falls verbal erwähnt)

Checkliste zur Überprüfung der Zusammenfassung:

• ✅ Wichtige Entscheidungen korrekt erfasst
• ✅ Aktionspunkte mit Verantwortlichen aufgeführt
• ✅ Wichtige Diskussionspunkte enthalten
• ✅ Fachbegriffe genau transkribiert

Schritt 3: Sprechernamen zuweisen

Machen Sie die Abschrift nützlicher, indem Sie die Teilnehmer benennen:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Abschrift
2. Klicken Sie auf eine beliebige Sprecherbezeichnung (z. B. “Sprecher 1”)
3. Ein Dropdown-Menü mit Optionen wird angezeigt:
   • KI-basierte Namensvorschläge (falls aus dem Kontext erkannt)
   • Ihre Teammitglieder
   • Benutzerdefinierte Namenseingabe
4. Wählen Sie den Namen des Teilnehmers aus oder geben Sie ihn ein
5. Alle Segmente dieses Sprechers werden automatisch aktualisiert

Warum Namen zuweisen:

• Klare Zuordnung von Entscheidungen
• Einfaches Auffinden der Beiträge einer bestimmten Person
• Professionelles Erscheinungsbild in gemeinsam genutzten Notizen
• Verantwortlichkeit für Aktionspunkte

KI-Sprechervorschläge:

• Wenn sich die Teilnehmer vorgestellt haben, kann die KI Namen vorschlagen
• Überprüfen Sie die Vorschläge auf Richtigkeit
• Akzeptieren oder ändern Sie sie nach Bedarf

Schritt 4: Aktionspunkte extrahieren

Erstellen Sie umsetzbare nächste Schritte:

Manuelle Extraktion aus der Abschrift:

1. Überprüfen Sie die Abschrift auf Zusagen
2. Suchen Sie nach Formulierungen wie:
   • “Ich werde [Aktion] bis zum [Datum] erledigen”
   • “[Name] wird sich um [Aufgabe] kümmern”
   • “Nächste Schritte: [Aktion]”
   • “Aktionspunkt: [Aufgabe]”
3. Notieren Sie den Verantwortlichen und die Frist für jeden Punkt

Aus der Zusammenfassung:

1. Überprüfen Sie die Registerkarte Zusammenfassung auf von der KI extrahierte Aktionspunkte
2. Überprüfen Sie diese auf Vollständigkeit
3. Fügen Sie alle fehlenden Punkte hinzu, die die KI nicht erfasst hat

Vorlage für Aktionspunkte:

Aktionspunkt: Projektzeitplan aktualisieren
Verantwortlicher: Sarah Johnson
Frist: Freitag, 26. Januar
Status: Ausstehend

Schritt 5: Besprechungsprotokoll erstellen

Verwenden Sie Vorlagen für strukturierte Besprechungsnotizen:

1. Navigieren Sie zur Registerkarte Vorlagen
2. Wählen Sie die Vorlage “Besprechungsnotizen” (falls verfügbar)
3. Die KI generiert ein strukturiertes Dokument mit:
   • Besprechungsdetails (Datum, Teilnehmer, Dauer)
   • Besprochene Tagesordnungspunkte
   • Getroffene Schlüsselentscheidungen
   • Aktionspunkte mit Verantwortlichen
   • Nächster Besprechungstermin/Themen
4. Bearbeiten und verfeinern Sie das generierte Dokument
5. Laden Sie es zur Verteilung herunter

Struktur des Besprechungsprotokolls:

Besprechung: Q1 Planungssitzung
Datum: 19. Januar 2025
Teilnehmer: John Smith, Sarah Johnson, Mike Chen
Dauer: 45 Minuten

Tagesordnung:
1. Q1 Ziele Überprüfung
2. Budget Zuweisung
3. Zeitplan Diskussion

Wichtige Entscheidungen:
- Genehmigung von $50.000 Budget für Marketing
- Q1 Startdatum auf 15. März festgelegt
- Zwei zusätzliche Ingenieure eingestellt

Aktionspunkte:
- Sarah: Marketingplan fertigstellen (fällig am 26. Jan)
- Mike: Ingenieur-Kandidaten einstellen (fällig am 2. Feb)
- John: Dem Vorstand präsentieren (fällig am 15. Feb)

Nächste Besprechung: 1. Februar 2025

Organisieren und Teilen von Besprechungsnotizen

Best Practices für die Verteilung

Unmittelbar nach der Besprechung (innerhalb von 1 Stunde):

1. Überprüfen Sie die KI-generierte Zusammenfassung auf Richtigkeit
2. Sprechernamen zuweisen
3. Aktionspunkte extrahieren und übersichtlich auflisten
4. Als Word oder PDF herunterladen
5. Per E-Mail an alle Teilnehmer + relevante Stakeholder senden

E-Mail-Vorlage:

Betreff: Besprechungsnotizen - [Besprechungstitel] - [Datum]

Team,

Anbei finden Sie die Notizen von der heutigen [Besprechungsthema].

Wichtige Entscheidungen:
- [Entscheidung 1]
- [Entscheidung 2]

Aktionspunkte:
- [Verantwortlicher]: [Aufgabe] - Fällig am [Datum]
- [Verantwortlicher]: [Aufgabe] - Fällig am [Datum]

Vollständige Abschrift und Aufzeichnung hier verfügbar: [ScreenApp-Link]

ScreenApp-Link teilen:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche “Teilen” in der Aufnahme
• Kopieren Sie den teilbaren Link
• Fügen Sie ihn in E-Mail oder Slack ein
• Empfänger können Abschrift, Zusammenfassung und Aufnahme ansehen
• Kein ScreenApp-Konto zum Anzeigen erforderlich

Meeting-Archive organisieren

Erstellen Sie eine durchsuchbare Wissensdatenbank für Meetings:

Ordnerstruktur:

/Meetings
  /2025
    /Q1
      /Team Standups
      /Client Calls
      /Board Meetings
    /Q2
  /2024

Namenskonvention:

• Format: [YYYY-MM-DD] - [Meeting Type] - [Topic]
• Beispiel: 2025-01-19 - Team Standup - Sprintplanung
• Ermöglicht chronologische Sortierung und schnelles Scannen

Tagging:

• Taggen Sie Meetings nach Projekt, Abteilung oder Kunde
• Verwenden Sie einheitliche Tags für alle Meetings
• Suchen Sie nach Tag, um verwandte Meetings zu finden
• Filtern Sie nach Teilnehmern anhand der Sprechernamen

Meeting-Notizvorlagen

1. Standard-Business-Meeting

Abschnitte:

• Meeting-Details (Datum, Uhrzeit, Teilnehmer)
• Tagesordnungspunkte
• Zusammenfassung der Diskussion pro Tagesordnungspunkt
• Getroffene Entscheidungen
• Aufgaben (Verantwortlicher, Aufgabe, Frist)
• Parkplatz (Punkte, die für später zurückgestellt werden)
• Nächster Meeting-Termin

Wann zu verwenden: Wöchentliche Team-Meetings, Projekt-Updates, Planungssitzungen

2. Einzelgespräch

Abschnitte:

• Check-in und Updates
• Fortschritt bei früheren Aufgaben
• Neue diskutierte Themen
• Ausgetauschtes Feedback
• Ziele und nächste Schritte
• Termin für das nächste 1:1

Wann zu verwenden: Manager-Mitarbeiter-Meetings, Mentoring-Sitzungen, Coaching

3. Kundenmeeting

Abschnitte:

• Teilnehmer (Ihr Team + Kundenkontakte)
• Kundenbedürfnisse und -anforderungen
• Besprochene Lösungen
• Preise und Zeitplan
• Bedenken oder Einwände des Kunden
• Nächste Schritte und Ergebnisse
• Follow-up-Zeitplan

Wann zu verwenden: Verkaufsgespräche, Kunden-Check-ins, Projekt-Kickoffs

4. Brainstorming-Sitzung

Abschnitte:

• Ziel der Sitzung/Problemstellung
• Generierte Ideen (nach Kategorie)
• Besprochene Vor- und Nachteile
• Ausgewählte Ideen für die Weiterentwicklung
• Zugewiesene Verantwortliche für die Ideenerkundung
• Nächste Schritte

Wann zu verwenden: Kreative Sitzungen, Problemlösungsmeetings, Innovationsworkshops

5. Stand-up / Tägliches Meeting

Abschnitte (kurz halten):

• Was wir gestern erreicht haben
• Woran wir heute arbeiten
• Blockierer oder Probleme
• Schnelle Entscheidungen
• Kurze Maßnahmen

Wann zu verwenden: Tägliche Standups, schnelle Synchronisationen, Statusaktualisierungen

Erweiterte Meeting-Dokumentation

Erstellung von Folgeaufgaben

Von Meeting-Notizen zum Projektmanagement:

1. Aktionspunkte aus dem Protokoll extrahieren
2. Aufgaben im Projektmanagement-Tool erstellen:
   • Asana, Monday, ClickUp, Jira, usw.
   • Kontext aus der Meeting-Diskussion einbeziehen
   • Link zur ScreenApp-Aufzeichnung als Referenz
   • Frist basierend auf der Zusage im Meeting festlegen
3. Dem im Meeting genannten Verantwortlichen zuweisen
4. Abschluss verfolgen

Integrationsworkflow:

1. Aktionspunkte in der Meeting-Zusammenfassung überprüfen
2. Aktionstext kopieren
3. In das Task-Management-Tool einfügen
4. Link zum Transkript-Zeitstempel für den Kontext hinzufügen
5. Fälligkeitsdatum festlegen und zuweisen

Meeting-Analytik

Meeting-Effektivität verfolgen:

Zu analysierende Metriken:

• Meeting-Frequenz nach Typ
• Durchschnittliche Dauer
• Teilnehmer pro Meeting
• Abschlussrate der Maßnahmen (aus Folgemeetings)
• Entscheidungsgeschwindigkeit (Zeit von der Diskussion bis zur Entscheidung)

ScreenApp verwenden, um:

• Alle Meetings nach einem bestimmten Thema zu durchsuchen
• Sehen Sie, wann eine Entscheidung zum ersten Mal besprochen wurde
• Verfolgen Sie, wie Aktionspunkte gelöst wurden
• Teilnahmeverhalten analysieren

Durchsuchbare Wissensdatenbank für Meetings

Bauen Sie institutionelles Wissen auf:

1. Transkribieren Sie alle Meetings konsistent
2. Weisen Sie Sprechernamen einheitlich zu
3. Verwenden Sie konsistente Tags und Ordner
4. Erstellen Sie Zusammenfassungen für alle wichtigen Meetings
5. Ermöglichen Sie dem Team den Zugriff auf die Meeting-Bibliothek

Suchfunktionen:

• Finden Sie heraus, wann ein Thema besprochen wurde
• Suche nach Sprechernamen
• Filtern nach Datumsbereich
• Finden Sie Aktionspunkte nach Eigentümer
• Finden Sie spezifische Entscheidungen

Beispielhafte Suchanfragen:

• “Budgetdiskussion” - findet alle Budgeterwähnungen
• “Sarah Johnson” - zeigt alle Meetings, in denen Sarah gesprochen hat
• “Q4-Ziele” - findet Planungsdiskussionen

Fehlerbehebung bei Meeting-Notizen

”Zusammenfassung hat wichtige Punkte verpasst”

Ursachen:

• KI hat sich auf andere Aspekte konzentriert
• Wichtige Punkte wurden themenfremd diskutiert
• Fachjargon wurde nicht erkannt

Lösungen:

1. Überprüfen Sie das vollständige Transkript auf die fehlenden Punkte
2. Bearbeiten Sie die Zusammenfassung, um wichtige Elemente hinzuzufügen
3. Verwenden Sie Vorlagen, um sie mit einer besseren Struktur neu zu generieren
4. Führen Sie für kritische Meetings eine manuelle Überprüfung durch

”Sprechernamen sind falsch”

Ursachen:

• Ähnlich klingende Stimmen verwechselt
• Fehler bei der Sprechererkennung
• Teilnehmer nicht vorgestellt

Lösungen:

1. Klicken Sie auf Sprecherbezeichnungen in der Registerkarte “Transkript”
2. Weisen Sie sie dem richtigen Sprecher zu
3. Verwenden Sie Kontextinformationen (wer würde was sagen)
4. In zukünftigen Meetings: Lassen Sie die Teilnehmer sich vorstellen

”Aktionspunkte nicht klar”

Ursachen:

• Aktionspunkte im Meeting nicht explizit genannt
• KI konnte Verpflichtungen nicht von Diskussionen unterscheiden
• Vage Sprache (“jemand sollte sich das ansehen”)

Lösungen:

1. Extrahieren Sie Aktionspunkte manuell aus dem Transkript
2. Suchen Sie nach Schlüsselwörtern: “wird”, “verpflichten”, “bis Freitag”, “Aktion”
3. Erstellen Sie klare Aktionspunkte mit Eigentümer und Frist
4. Bewährte Methode: Nennen Sie Aktionspunkte in Meetings explizit

”Transkript hat Lücken oder Fehler”

Ursachen:

• Schlechte Audioqualität
• Mehrere Personen sprechen gleichzeitig
• Hintergrundgeräusche
• Teilnehmer-Mikrofone stummgeschaltet oder aus

Lösungen:

1. Überprüfen Sie problematische Abschnitte in der Videoaufzeichnung
2. Füllen Sie Lücken manuell, wenn sie kritisch sind
3. Markieren Sie [inaudible] für unklare Abschnitte
4. Für die Zukunft: Audio-Setup verbessern, Übersprechen reduzieren

Best Practices für Meetingaufzeichnungen

Audioqualität für bessere Notizen

Aufnahmeeinrichtung optimieren:

• Verwenden Sie einzelne Mikrofone für jeden Teilnehmer (wenn persönlich)
• Originalton in Zoom aktivieren (Einstellungen > Audio > Originalton aktivieren)
• Minimieren Sie Hintergrundgeräusche (Türen schließen, Ventilatoren ausschalten)
• Testen Sie das Audio vor wichtigen Meetings
• Verwenden Sie Headsets, um Echo zu reduzieren

Einstellungen der Meetingplattform:

• Zoom: Aktivieren Sie “Separate Audiodateien aufnehmen”, um die Sprechererkennung zu verbessern
• Google Meet: Verwenden Sie die Option “Hochwertiges Audio präsentieren”.
• Teams: Aktivieren Sie “Automatisch aufzeichnen” für Konsistenz

Aufzeichnungsgenehmigungen und Compliance

Vor der Aufnahme:

• Informieren Sie alle Teilnehmer darüber, dass eine Aufzeichnung stattfindet
• In vielen Gerichtsbarkeiten gesetzlich vorgeschrieben
• In die Meeting-Einladung aufnehmen: “Dieses Meeting wird aufgezeichnet”
• Mündliche Mitteilung zu Beginn: “Dieses Meeting wird aufgezeichnet”

Einhaltung der Gesetze:

• Überprüfen Sie die lokalen Aufzeichnungsgesetze (Einverständnis einer oder zweier Parteien).
• Unternehmensrichtlinien für Meetingaufzeichnungen
• Kundenvereinbarungen (einige erfordern eine Genehmigung)
• Richtlinien zur Datenaufbewahrung

Best Practices für den Datenschutz:

• Nehmen Sie nur notwendige Meetings auf
• Löschen Sie Aufzeichnungen nach Abschluss der Aktionspunkte (falls zutreffend)
• Beschränken Sie den Zugriff auf sensible Meeting-Notizen
• Anonymisieren Sie die Teilnehmer bei Bedarf (Teilnehmer 1, 2, 3)

Verteilung von Meeting-Notizen

Sofortige Verteilung (Am selben Tag)

Versand innerhalb von 2 Stunden nach Besprechungsende:

Was enthalten sein sollte:

1. Zusammenfassender Absatz: 2-3 Sätze zur Übersicht
2. Wichtige Entscheidungen: Aufzählung der getroffenen Entscheidungen
3. Aktionspunkte: Verantwortlicher, Aufgabe, Frist für jeden
4. Link zum vollständigen Protokoll: Für diejenigen, die Details wünschen

Verteilungskanäle:

• E-Mail an alle Teilnehmer + relevante Stakeholder
• Slack/Teams-Kanal für Teambesprechungen
• Projektmanagement-Tool zur Nachverfolgung von Aktionspunkten
• Gemeinsamer Laufwerksordner zur Archivierung

Best Practices für E-Mails:

• Klare Betreffzeile: “Besprechungsnotizen - [Thema] - [Datum]”
• Aktionspunkte oben (am wichtigsten)
• Link zur vollständigen Aufzeichnung unten
• Nächster Besprechungstermin angeben, falls geplant

Langzeitarchivierung

Besprechungsarchiv erstellen:

1. Nach Quartal oder Projekt organisieren
2. Konsistente Namenskonvention verwenden
3. Mit relevanten Themen und Projekten taggen
4. Für das gesamte Team durchsuchbar machen
5. Aufbewahrungsrichtlinie festlegen (nach X Monaten löschen, falls zutreffend)

Archivstandorte:

• ScreenApp-Bibliothek (mit Suche)
• Google Drive / SharePoint-Ordner
• Confluence / Notion-Arbeitsbereich
• Firmenwiki oder Intranet

Häufige Besprechungsarten und Notizstrategien

Tägliche Stand-up-Meetings

Was erfasst werden sollte:

• Updates der einzelnen Personen (gestern, heute, Blockaden)
• Schnell getroffene Entscheidungen
• Blockaden, die eine Nachverfolgung erfordern

Notizstrategie:

• Nur kurze Stichpunkte
• Fokus auf Blockaden und Entscheidungen
• Ausführliches Protokoll nur bei Problemen
• Notizen unter 1 Seite halten

Vorlage:

Stand-up - [Datum]
- Sarah: Feature X abgeschlossen, arbeitet an Y, blockiert durch API-Zugriff
- Mike: Tests abgeschlossen, wird heute bereitgestellt, keine Blockaden
- John: Designprüfung abgeschlossen, beginnt mit der Implementierung, benötigt Feedback

Entscheidungen: Mit Option A für die API-Integration fortfahren
Aktion: John beantragt API-Zugriff (bis zum Ende des Tages)

Projektplanungsmeetings

Was erfasst werden sollte:

• Projektumfang und -anforderungen
• Zeitplan und Meilensteine
• Ressourcenzuweisung
• Budgetdiskussionen
• Risikoidentifizierung
• Abhängigkeiten

Notizstrategie:

• Ausführliche Notizen sind unerlässlich (Referenz für das gesamte Projekt)
• Alle Entscheidungen mit Begründung festhalten
• Klare Aktionspunkte mit Verantwortlichen
• Relevante Links oder erwähnte Dokumente einfügen
• Als PDF für den Projektordner exportieren

Kundengespräche

Was erfasst werden muss:

• Kundenbedürfnisse und Schwachstellen
• Besprochene Anforderungen
• Preise und Bedingungen
• Erwartungen an den Zeitplan
• Kundenbedenken
• Nächste Schritte und Ergebnisse

Notizenstrategie:

• Interne Version (vollständige Details) mit Ihrem Team teilen
• Kundenspezifische Version (nur Zusammenfassung) für den Kunden erstellen
• Verpflichtungen beider Seiten hervorheben
• Nachverfolgungszeitplan einbeziehen

Vorstandssitzungen

Was erfasst werden muss:

• Formelle Anträge und Abstimmungen
• Finanzielle Entscheidungen
• Strategische Ausrichtung
• Compliance-Diskussionen
• Teilnehmer und Beschlussfähigkeit

Notizenstrategie:

• Formelles Protokoll erforderlich (rechtsgültige Aufzeichnung)
• Transkript gründlich prüfen
• Genaue Formulierung für Anträge einbeziehen
• Abstimmungsergebnisse notieren
• Dauerhaftes Archiv führen (typischerweise 7-10 Jahre)

All-Hands-/Townhall-Meetings

Was erfasst werden muss:

• Bekanntmachungen
• Q&A-Antworten von der Führungsebene
• Unternehmens-Updates
• Fragen und Bedenken der Mitarbeiter

Notizenstrategie:

• Zusammenfassung für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten
• Wichtige Ankündigungen hervorheben
• Q&A mit Namensnennung einbeziehen
• Breite Weitergabe im gesamten Unternehmen

Aktionspunktmanagement

Extrahieren von Aktionspunkten aus Transkripten

Suche nach Verpflichtungssprache:

• “Ich werde…” oder “[Name] wird…”
• “Bis zum [Datum]” oder “Fällig am [Datum]”
• “Aktionspunkt”
• “Nachverfolgung”
• “Nächste Schritte”

Komponenten von Aktionspunkten:

1. Wer: Verantwortliche Person
2. Was: Spezifische Aufgabe zur Erledigung
3. Wann: Frist oder Zeitrahmen
4. Warum: Kontext aus der Diskussion (optional)
5. Status: Ausstehend, in Bearbeitung, abgeschlossen

Beispiel für die Extraktion:

Transkriptsegment:
Sarah: "Ich werde den Vorschlag prüfen und bis Ende Freitag Feedback geben."

Extrahierter Aktionspunkt:
- Verantwortlicher: Sarah Johnson
- Aufgabe: Vorschlag prüfen und Feedback senden
- Frist: Freitag, Geschäftsschluss (26. Januar 2025)
- Status: Ausstehend

Nachverfolgung von Aktionspunkten

Woche-für-Woche-Verfolgung:

1. Exportieren Sie Aktionspunkte aus jedem Meeting
2. Führen Sie eine Master-Aktionspunkteliste
3. Überprüfen Sie den Status in nachfolgenden Meetings
4. Markieren Sie als abgeschlossen oder übertragen Sie sie
5. Verantworten Sie die Verantwortlichen

Integration mit Tools:

• Kopieren Sie Aktionspunkte in Asana/Monday/Jira
• Verknüpfen Sie sie zur Kontextdarstellung mit dem ScreenApp-Zeitstempel
• Legen Sie Fälligkeitstermine und Beauftragte fest
• Erhalten Sie Abschlussbenachrichtigungen

Zugänglichkeit von Besprechungsnotizen

Notizen für alle zugänglich machen

Für Teammitglieder, die das Meeting verpasst haben:

• Geben Sie eine Zusammenfassung an (maximal 2-3 Absätze)
• Listen Sie die für sie relevanten Aktionspunkte auf
• Verlinken Sie mit der vollständigen Aufzeichnung, wenn sie Kontext benötigen
• Heben Sie Entscheidungen hervor, die ihre Arbeit betreffen

Für Führungskräfte (beschäftigt, benötigen TL;DR):

• Nur 3-5 Aufzählungspunkte als Zusammenfassung
• Wichtige Entscheidungen, die ihre Aufmerksamkeit erfordern
• Eskalationen oder Blocker
• Wichtige Aktionspunkte

Für Compliance/Rechtliches:

• Vollständiges Transkript mit Sprecherzuordnung
• Mit Zeitstempel versehen als Referenz
• Genaue Zitate für kritische Aussagen
• Permanente Archivierung

Durchsuchbar und auffindbar

Teamweite Suche aktivieren:

1. Organisieren Sie Meetings im gemeinsam genutzten ScreenApp-Arbeitsbereich
2. Verwenden Sie konsistente Tags und Namen
3. Gewähren Sie dem Team Zugriff auf die Meeting-Bibliothek
4. Schulen Sie das Team in der Suche nach Transkripten

Anwendungsfälle für die Suche:

• “Wann haben wir beschlossen, AWS zu verwenden?” - Finde das Meeting
• “Was hat der Kunde über die Preise gesagt?” - Genaue Zitate
• “Zeige mir alle Meetings, in denen Maria den Fehler erwähnt hat” - Meeting-übergreifende Suche

Hybrider Ansatz: KI + menschliche Best Practices

Die effektivsten Besprechungsnotizen kombinieren KI-Automatisierung mit menschlicher Einsicht:

KI-Verarbeitung (Automatisiert):

• ✅ Aufnahme und Transkription
• ✅ Sprecheridentifizierung
• ✅ Timestamp-Synchronisierung
• ✅ Erstellung einer ersten Zusammenfassung
• ✅ Extraktion von Kernpunkten

Menschliche Ergänzungen (10-15 Min. Überprüfung):

• ✅ Überprüfen, ob kritische Entscheidungen korrekt erfasst wurden
• ✅ Kontext hinzufügen, den die KI möglicherweise übersieht
• ✅ Klare Aufgaben mit Verantwortlichen zuweisen
• ✅ Wichtigste Erkenntnisse hervorheben
• ✅ Formatierung für spezifische Zielgruppe

Review-Workflow:

1. KI Transkript und Zusammenfassung erstellen lassen (automatisiert)
2. Zusammenfassung auf Richtigkeit prüfen (5 Min.)
3. Aufgaben extrahieren und formatieren (3 Min.)
4. Fehlenden Kontext hinzufügen (2 Min.)
5. Formatieren und verteilen (5 Min.)

Gesamtzeit: 15 Minuten vs. 45+ Minuten für manuelle Notizen

Datenschutz und sensible Besprechungen

Wann aufnehmen?

Immer aufnehmen:

• Wichtige Projektbesprechungen
• Kundengespräche
• Entscheidungssitzungen
• Schulung und Einarbeitung

Nicht aufnehmen (in Erwägung ziehen):

• Vertrauliche HR-Gespräche (sofern nicht erforderlich)
• Sensible Personalangelegenheiten
• Anwaltlich geschützte Gespräche (Richtlinie prüfen)
• Off-the-record Brainstorming (wenn das Team es bevorzugt)

Umgang mit vertraulichen Informationen

Für sensible Besprechungen:

1. Verwenden Sie den privaten Arbeitsbereich von ScreenApp
2. Nicht öffentlich teilen
3. Zugriff auf wesentliche Teilnehmer beschränken
4. Nach Abschluss der Aufgaben löschen (falls zutreffend)
5. Exportieren und an einem sicheren Ort speichern
6. Anonymisierte Sprecherkennzeichnungen verwenden

Schwärzen von sensiblen Informationen:

1. Transkript vor dem Teilen überprüfen
2. Vertrauliche Details entfernen
3. Durch [ZENSIERT] oder generische Beschreibung ersetzen
4. Bearbeitete Version teilen, Original privat aufbewahren

Messung der Besprechungseffektivität

Qualitätsmetriken für Besprechungsnotizen

Verfolge diese Indikatoren:

• Zeit vom Ende der Besprechung bis zur Verteilung der Notizen (ideal: <2 Stunden)
• Abschlussrate von Aktionspunkten (ideal: >80 %)
• Feedback der Teilnehmer zur Nützlichkeit der Notizen
• Häufigkeit von Nachfragen wie “Was haben wir beschlossen?” (minimieren)

Kontinuierliche Verbesserung:

1. Überprüfe die Besprechungsnotizen des letzten Monats
2. Identifiziere Lücken oder Probleme
3. Passe den Prozess der Notizenerstellung an
4. Standardisiere, was funktioniert
5. Schulen Sie das Team in Bezug auf Best Practices

Return on Meeting Time (Rendite der Besprechungszeit)

Berechne den ROI der Besprechung:

• Gesamtbesprechungszeit (Stunden × Teilnehmer)
• Generierte Aktionspunkte
• Abgeschlossene Aktionspunkte
• Getroffene Entscheidungen
• Geschaffener Wert im Vergleich zum Zeitaufwand

Verwende Besprechungsnotizen, um:

• Unproduktive Besprechungen zu identifizieren (wenige Entscheidungen/Aktionspunkte)
• Die Besprechungshäufigkeit bei Bedarf zu reduzieren
• Die Besprechungsstruktur zu verbessern
• Die Teilnehmer zur Rechenschaft zu ziehen

Nächste Schritte

Nachdem du nun die Best Practices für Besprechungsnotizen kennst, erkunde:

• Wie man Audio in Text transkribiert - Beherrsche die Grundlagen der Transkription
• Leitfaden zur Sprecherdiarisierung - Vertiefe dich in die Sprecheridentifizierung
• Wie man Videos zusammenfasst - Extrahiere wichtige Punkte aus jeder Besprechung

Beginne mit besseren Besprechungsnotizen

ScreenApp macht die Besprechungsdokumentation mühelos mit automatischer Transkription, Sprecheridentifizierung und KI-gestützten Zusammenfassungen. Verpasse nie wieder einen Aktionspunkt oder eine wichtige Entscheidung.

Bist du bereit, deine Besprechungsnotizen zu verbessern? Probiere ScreenApps KI-Besprechungsrekorder kostenlos aus und implementiere diese Best Practices.