Perché registrare le riunioni con l’AI?

La registrazione delle riunioni con la trascrizione AI trasforma il modo in cui i team acquisiscono e condividono le informazioni. Invece di affannarsi a prendere appunti, concentrati sulla conversazione mentre l’AI documenta automaticamente tutto, estrae gli elementi di azione e crea record ricercabili.

Vantaggi della registrazione delle riunioni con l’AI:

• Non perdere mai i dettagli: Acquisisci automaticamente ogni parola, decisione ed elemento di azione
• Partecipazione completa: Partecipa alla discussione invece di prendere appunti
• Archivio ricercabile: Trova qualsiasi momento della riunione tramite la ricerca di parole chiave
• Riepiloghi automatici: L’AI genera punti chiave ed elementi di azione
• Condivisione facile: Invia immediatamente la trascrizione e il riepilogo ai partecipanti
• Accessibilità: Le trascrizioni aiutano i partecipanti sordi/con problemi di udito

Nessun bot si unisce alle tue chiamate: A differenza di altri strumenti, ScreenApp registra senza aggiungere partecipanti bot che interrompono le riunioni o mettono a disagio i partecipanti.

Cosa ti servirà

Prima di registrare le riunioni:

• Accesso alla piattaforma di riunione (Zoom, Teams, Google Meet, ecc.)
• Account ScreenApp (gratuito su screenapp.io)
• Microfono e fotocamera (se riunione video)
• Autorizzazione a registrare (informare i partecipanti)
• Connessione Internet per l’elaborazione AI

Avviso legale: Informa sempre i partecipanti che stai registrando. Molte giurisdizioni richiedono il consenso di tutte le parti.

Come funziona la registrazione delle riunioni di ScreenApp

ScreenApp fornisce l’acquisizione di riunioni invisibile e potenziata dall’AI:

1. Registrazione basata su browser: Acquisisce direttamente dal tuo browser o desktop
2. Nessun bot: Registra il tuo schermo/audio - nessun bot si unisce alla riunione
3. Trascrizione in tempo reale: Speech-to-text mentre la riunione si svolge
4. Identificazione dell’oratore: Etichetta chi ha detto cosa automaticamente
5. Analisi AI: Estrae elementi di azione, decisioni, punti chiave
6. Condivisione immediata: Invia immediatamente il riepilogo e la trascrizione al team

Vantaggi di ScreenApp:

• Funziona con QUALSIASI piattaforma di riunione
• Nessun bot che si unisce alla riunione (invisibile agli altri partecipanti)
• Trascrizione automatica inclusa (precisione del 99%)
• Riepiloghi e elementi di azione generati dall’AI
• Libreria di riunioni ricercabile
• Condividi tramite link (nessun allegato di file di grandi dimensioni)

Passo dopo passo: registra le riunioni

Passo 1: scegli il metodo di registrazione

Metodo A: registrazione della scheda del browser (consigliato)

Ideale per: Google Meet, browser Zoom, browser Microsoft Teams

1. Apri la riunione nel browser (Chrome, Edge, Safari, Firefox)
2. Vai a ScreenApp
3. Clicca su “Registra schermo”
4. Seleziona “Scheda del browser”
5. Scegli la scheda con la riunione
6. Avvia la registrazione prima o durante la riunione

Vantaggi:

• Nessuna app desktop necessaria
• Registra solo la riunione (non l’intero schermo)
• Dimensioni del file inferiori
• Più facile da condividere

Metodo B: registrazione dell’app desktop

Ideale per: app desktop Zoom, app desktop Teams, app standalone

1. Apri il registratore desktop ScreenApp
2. Clicca su “Registra schermo”
3. Seleziona “Finestra dell’applicazione”
4. Scegli la finestra dell’app della riunione
5. Avvia la registrazione

Vantaggi:

• Acquisizione di qualità superiore
• Registra presentazioni a schermo intero
• Più affidabile per le riunioni lunghe

Metodo C: registrazione solo audio

Ideale per: telefonate, riunioni solo audio, interviste podcast

1. Vai al Registratore audio ScreenApp
2. Clicca su “Registra audio”
3. Seleziona audio di sistema + microfono
4. Avvia la registrazione prima di unirti alla chiamata

Vantaggi:

• Dimensioni del file più piccole
• Funziona per le telefonate
• Requisiti di larghezza di banda inferiori

Passaggio 2: Avviare la riunione e la registrazione

Prima che la riunione inizi:

1. Testa la tua configurazione:

   • Controlla che il microfono funzioni
   • Verifica la telecamera se è una videochiamata
   • Prova brevemente la registrazione dello schermo

2. Prepara la registrazione:

   • Apri ScreenApp recorder
   • Seleziona la sorgente di registrazione (scheda, finestra o schermo)
   • Non cliccare ancora su “Registra” (aspetta che la riunione inizi)

3. Partecipa alla riunione:

   • Entra nella sala riunioni
   • Abilita la telecamera e il microfono
   • Saluta i primi partecipanti

Quando la riunione inizia:

1. Annuncia che stai registrando:

   • “Giusto per informare tutti, sto registrando questa riunione per prendere appunti”
   • “Va bene a tutti se registro per i nostri archivi di team?”
   • Requisito legale in molte regioni

2. Inizia la registrazione:

   • Clicca su “Start Recording” in ScreenApp
   • Seleziona la finestra/scheda della riunione
   • Conferma che la registrazione sia iniziata (il timer parte)

3. Minimizza la finestra del recorder:

   • Mantieni visibile l’indicatore di registrazione (sappi che è attivo)
   • Concentrati sulla conversazione della riunione
   • L’AI cattura tutto automaticamente

Durante la riunione:

• Partecipa normalmente: Non preoccuparti di prendere appunti
• Guarda l’indicatore di registrazione: Assicurati che sia ancora in esecuzione
• Etichette degli speaker: L’AI identifica automaticamente i diversi speaker
• Metti in pausa se necessario: Momenti di privacy (metti in pausa la registrazione, riprendi dopo)

Passaggio 3: Registrazione specifica per piattaforma

Registrazione di riunioni Zoom

Zoom Browser:

1. Partecipa alla riunione Zoom in Chrome/Edge
2. ScreenApp > Registra > Scheda del browser > Seleziona la scheda Zoom
3. La registrazione cattura:
   • Tutti i partecipanti sullo schermo
   • Condivisioni dello schermo e presentazioni
   • Tutto l’audio (partecipanti + tu)
   • Messaggi di chat (se visibili sullo schermo)

Zoom Desktop App:

1. Partecipa alla riunione Zoom
2. ScreenApp > Registra > Finestra dell’applicazione > Seleziona “Zoom Meeting”
3. Scegli “Condividi audio del sistema” per l’audio dei partecipanti
4. Registra con o senza la sovrapposizione della tua webcam

Suggerimenti per Zoom:

• Abilita “Visualizzazione Galleria” per vedere tutti i partecipanti
• Usa “Visualizzazione Speaker” per concentrarti sullo speaker attivo
• Le condivisioni dello schermo vengono automaticamente acquisite
• Le breakout room NON vengono catturate (limitazione di Zoom - è necessario registrare ogni stanza separatamente)

Registrazione di Google Meet

Google Meet (Solo Browser):

1. Partecipa a Google Meet nel browser Chrome
2. ScreenApp > Registra > Scheda del browser > Seleziona la scheda Meet
3. Cattura automaticamente:
   • Feed video
   • Presentazioni dello schermo
   • Tutto l’audio
   • Sottotitoli (se abilitati)

Suggerimenti per Google Meet:

• Attiva i sottotitoli live di Google per ridondanza
• Appunta speaker importanti per mantenerli sullo schermo
• Impostazione layout: “Affiancato” cattura più partecipanti
• Le estensioni potrebbero essere in conflitto: disabilita se si verificano problemi di registrazione

Registrazione di Microsoft Teams

Teams Browser:

1. Partecipa alla riunione Teams nel browser
2. ScreenApp > Registra > Scheda del browser > Seleziona la scheda Teams
3. Cattura la sala riunioni e il contenuto

Teams Desktop App:

1. Partecipa alla riunione nell’app Teams
2. ScreenApp > Registra > Finestra dell’applicazione
3. Seleziona la finestra “Microsoft Teams”.
4. Registra l’intera finestra della riunione

Suggerimenti per Teams:

• Richiedi all’organizzatore della riunione di abilitare l’autorizzazione di registrazione (se limitata)
• La “modalità insieme” crea ottime registrazioni visive
• Sfondi ed effetti catturati così come sono
• Chat della riunione salvata separatamente (esporta tramite Teams)

Registrazione di altre piattaforme

Webex, BlueJeans, Whereby, ecc.:

• Utilizza la registrazione della scheda del browser (la maggior parte delle piattaforme sono basate sul web)
• Oppure Finestra dell’applicazione per le app desktop
• Stesso processo: Partecipa > Registra > Seleziona la sorgente

Telefonate:

• Utilizza la registrazione solo audio
• Abilita il vivavoce durante la chiamata
• ScreenApp cattura l’audio del microfono + uscita audio
• Verifica le leggi locali (alcune richiedono il consenso di entrambe le parti)

Passaggio 4: Interrompi e salva la registrazione

Quando la riunione termina:

1. Saluta i partecipanti:

   • Non terminare bruscamente la chiamata
   • Ringrazia tutti per il loro tempo
   • Ricorda loro che condividerai gli appunti

2. Interrompi la registrazione:

   • Fai clic su “Interrompi registrazione” in ScreenApp
   • La registrazione viene elaborata automaticamente
   • L’upload inizia verso il cloud

3. Abbandona la riunione:

   • Esci dalla piattaforma di riunione
   • Chiudi la finestra della riunione

L’elaborazione avviene automaticamente:

• Video/audio viene caricato su ScreenApp (barra di avanzamento visualizzata)
• Inizia la trascrizione AI (conversione da voce a testo)
• Diarizzazione dei relatori (identifica chi ha parlato quando)
• Generazione di riepilogo AI (punti chiave, elementi di azione, decisioni)
• Sincronizzazione della timestamp (fai clic su qualsiasi parola per passare a quel momento)

Tempo di elaborazione:

• Riunione di 30 minuti: ~2-3 minuti
• Riunione di 1 ora: ~5-7 minuti
• Riunione di 2 ore: ~10-15 minuti

Passaggio 5: Rivedi il riepilogo generato dall’AI

Dopo che l’elaborazione è completa:

Apri la riunione nella libreria di ScreenApp:

Il riepilogo AI include:

1. Panoramica della riunione:

   • Data e durata
   • Elenco dei partecipanti (se visibile nella registrazione)
   • Argomenti principali discussi

2. Punti chiave (3-5 punti elenco):

   • Decisioni primarie prese
   • Annunci importanti
   • Argomenti di discussione principali

3. Elementi di azione:

   • Compiti assegnati durante la riunione
   • Chi è responsabile (estratto dalla conversazione)
   • Scadenze menzionate
   • Formato: “AZIONE: [Persona] a [compito] entro [data]”

4. Decisioni:

   • Risultati chiari sì/no
   • Scelte fatte tra le opzioni
   • Approvazioni o rifiuti

5. Prossimi passi:

   • Riunioni di follow-up menzionate
   • Scadenze discusse
   • Argomenti futuri da affrontare

Esempio di riepilogo AI:

**Riepilogo riunione - Sincronizzazione settimanale del team**
Data: 19 gennaio 2025 | Durata: 42 minuti | Partecipanti: 6

**Punti chiave:**
- Le vendite del Q1 hanno superato l'obiettivo del 15%
- Lancio del nuovo prodotto rinviato a marzo
- Budget di marketing approvato per la campagna sui social media
- Il feedback dei clienti mostra la necessità di miglioramenti per l'app mobile

**Elementi di azione:**
- AZIONE: Sarah finalizzare il budget del Q2 entro il 26 gennaio
- AZIONE: Mike programmare la demo del prodotto per le parti interessate
- AZIONE: Jessica ricercare agenzie di sviluppo di app mobile entro il 2 febbraio

**Decisioni:**
- Approvati $ 50k di spesa di marketing aggiuntiva
- Accettato di ritardare il lancio del prodotto di 6 settimane
- Assumerà 2 rappresentanti aggiuntivi dell'assistenza clienti

**Prossimi passi:**
- Riunione di follow-up programmata per il 26 gennaio
- Il team di prodotto presenterà la timeline rivista la prossima settimana

Passaggio 6: Condividi la registrazione e gli appunti della riunione

Opzione 1: Invia link di condivisione (consigliato)

1. Fai clic sul pulsante “Condividi”
2. Copia il link condivisibile
3. Incolla in email o Slack al team
4. Accesso dei destinatari:
   • Riproduzione video/audio
   • Trascrizione completa con timestamp
   • Riepilogo AI
   • Funzionalità di ricerca

Modello di email:

Ciao team,

Ecco gli appunti e la registrazione della riunione di oggi:
[Link di condivisione]

Elementi di azione chiave:
- [Persona]: [Compito] entro [Data]
- [Persona]: [Compito] entro [Data]

Fatemi sapere se avete domande!

Opzione 2: Esporta e allega

1. Fai clic sul pulsante “Scarica”

2. Scegli il formato:

   • PDF: Riepilogo + trascrizione completa (stampabile)
   • Word (DOCX): Appunti modificabili della riunione
   • MP4: File video da scaricare
   • MP3: File solo audio
   • SRT: Sottotitoli per l’editing video

3. Allega all’email o carica sull’unità condivisa

Opzione 3: Integrazione con gli strumenti

• Slack: Pubblica il link di registrazione direttamente nel canale
• Notion: Incorpora la registrazione e importa la trascrizione
• Google Docs: Copia/incolla trascrizione e riepilogo
• Gestione progetti: Aggiungi elementi di azione a Asana, Trello, Monday.com

Funzionalità avanzate di registrazione delle riunioni

Trascrizione in diretta durante la riunione

Visualizza la trascrizione in tempo reale durante la riunione:

1. Abilita “Trascrizione in diretta” prima di iniziare
2. La trascrizione appare nel pannello laterale mentre le persone parlano
3. Vantaggi:
   • Verifica che la registrazione funzioni
   • Segui se l’audio è disturbato
   • Accessibilità per i partecipanti con problemi di udito
   • Copia/incolla rapidamente i punti importanti durante la riunione

Etichettatura e ridenominazione degli oratori

L’IA rileva automaticamente i diversi oratori (Oratore 1, Oratore 2, ecc.)

Rinomina gli oratori dopo la riunione:

1. Apri la trascrizione
2. Clicca su qualsiasi etichetta dell’oratore (es., “Oratore 1”)
3. Digita il nome effettivo (es., “Sarah Johnson”)
4. Tutte le istanze si aggiornano in tutta la trascrizione

Risultato:

Sarah Johnson: Penso che dovremmo andare avanti con l'opzione B.
Mike Chen: Sono d'accordo, ma prima abbiamo bisogno dell'approvazione del budget.
Sarah Johnson: Ottimo punto. Seguirò con la finanza oggi.

Ricerca basata sull’IA

Trova qualsiasi momento nella riunione per parola chiave:

1. Apri la registrazione nella libreria
2. Clicca sull’icona “Cerca”
3. Digita la parola chiave (es., “budget”, “scadenza”, “Sarah”)
4. I risultati mostrano:
   • Tutte le menzioni con il contesto circostante
   • Timestamp per ogni menzione
   • Clicca per saltare direttamente a quel momento nella registrazione

Casi d’uso della ricerca:

• Trova una decisione o una risposta specifica
• Individua l’assegnazione di elementi di azione
• Rivedi la discussione di un particolare argomento
• Verifica una citazione o una dichiarazione esatta

Modelli e note per le riunioni

Crea una documentazione coerente per le riunioni:

1. Imposta il modello:

   • Definisci le sezioni (Ordine del giorno, Discussione, Azioni, Decisioni)
   • L’IA riempie automaticamente le sezioni
   • Formato personalizzato per il tuo team

2. Ordini del giorno automatici:

   • Carica l’ordine del giorno della riunione in anticipo
   • L’IA mappa la discussione agli elementi dell’ordine del giorno
   • Mostra quali argomenti sono stati trattati, quali saltati

3. Serie di riunioni:

   • Collega le riunioni ricorrenti
   • Tieni traccia degli elementi di azione nel corso delle settimane
   • Visualizza i progressi delle iniziative in corso

Integrazioni con gli strumenti per le riunioni

Integrazione del calendario:

• Connetti Google Calendar o Outlook
• Registra automaticamente le riunioni programmate
• Link di registrazione aggiunto all’evento del calendario dopo la riunione

Integrazione CRM (Chiamate di vendita):

• Sincronizza con Salesforce, HubSpot
• Registra automaticamente le registrazioni delle chiamate nel record del cliente
• Estrai automaticamente i dettagli dell’affare, i follow-up

Gestione del progetto:

• Invia elementi di azione direttamente ad Asana, Trello, Jira
• Crea automaticamente attività con assegnatario e data di scadenza
• Collega la registrazione ai progetti pertinenti

Best Practice per la Registrazione di Riunioni

Prima della Riunione

1. Verifica la tua configurazione:

   • Esegui una registrazione di prova di 30 secondi
   • Verifica la qualità audio e video
   • Assicurati di avere spazio di archiviazione sufficiente

2. Informa i partecipanti:

   • Aggiungi all’invito alla riunione: “Questa riunione sarà registrata”
   • Annuncia all’inizio della riunione
   • Rispetta chiunque non voglia essere registrato

3. Prepara il tuo ambiente:

   • Spazio tranquillo, rumore di fondo minimo
   • Buona illuminazione se si tratta di una riunione video
   • Chiudi le app non necessarie (prestazioni)

Durante la Riunione

1. Lascia che l’AI gestisca le note:

   • Partecipa pienamente alla conversazione
   • Non preoccuparti di catturare tutto
   • L’AI trascrive automaticamente

2. Parla chiaramente:

   • Articola per una migliore precisione della trascrizione
   • Presentati quando parli (aiuta l’etichettatura degli oratori)
   • Evita di sovrapporre la tua voce a quella degli altri (più difficile da trascrivere)

3. Monitora la registrazione:

   • Dai un’occhiata occasionale all’indicatore di registrazione
   • Assicurati che non si sia interrotta accidentalmente
   • Controlla eventuali messaggi di errore

Dopo la Riunione

1. Rivedi il riepilogo dell’AI:

   • Controlla che le azioni siano accurate
   • Verifica i nomi nelle etichette degli oratori
   • Modifica eventuali errori di trascrizione nelle sezioni importanti

2. Condividi rapidamente:

   • Invia il link della registrazione entro 1 ora dalla fine della riunione
   • Includi un riepilogo nell’email
   • Evidenzia le azioni urgenti

3. Archivia correttamente:

   • Aggiungi tag per una facile ricerca (nome del progetto, data, team)
   • Organizza in cartelle (per team, progetto o mese)
   • Imposta una politica di conservazione (elimina le vecchie registrazioni se necessario)

Risoluzione dei problemi comuni

La Registrazione Non Ha Audio

Cause:

• Sorgente audio errata selezionata
• Autorizzazioni audio microfono/sistema negate
• Uscita audio non condivisa (impostazione Zoom/Teams)

Soluzioni:

1. Seleziona “Audio del sistema” quando avvii la registrazione
2. Controlla le autorizzazioni del browser (barra degli indirizzi > icona del microfono)
3. Zoom: abilita “Condividi l’audio del computer” quando condividi lo schermo
4. Teams: assicurati che “Includi audio del sistema” sia attivato
5. Registra nuovamente un test per verificare il funzionamento dell’audio

Partecipanti Non Visibili Nella Registrazione

Cause:

• Registrata finestra/scheda errata
• I partecipanti avevano le telecamere spente
• La registrazione ha catturato solo una porzione dello schermo

Soluzioni:

1. Registra la scheda del browser (non solo una porzione dello schermo)
2. Utilizza la visualizzazione Galleria per vedere tutti i partecipanti
3. Per l’app desktop, registra l’intera finestra (non solo lo schermo condiviso)

Trascrizione Mancante di Ampie Sezioni

Cause:

• Scarsa qualità audio
• I partecipanti erano silenziati quando parlavano
• Rumore di fondo che sovrasta il parlato
• Persone multiple che parlano simultaneamente

Soluzioni:

1. Utilizza un microfono migliore per le registrazioni future
2. Chiedi ai partecipanti di riattivare l’audio quando parlano
3. Abilita la cancellazione del rumore AI
4. Modera la riunione per evitare il cross-talk

Elementi di Azione Non Estratti

Cause:

• Azioni non chiaramente indicate durante la riunione
• Nessuna assegnazione esplicita o scadenza menzionata
• Conversazione troppo vaga

Soluzioni:

1. Durante le riunioni, sii esplicito: “Sarah, puoi gestire il budget entro venerdì?”
2. Aggiungi manualmente elementi di azione nel riepilogo dopo la riunione
3. Utilizza un modello di riunione con una sezione per gli elementi di azione
4. Rivedi e modifica il riepilogo AI prima di condividerlo

Prossimi Passi

Ora che sai come registrare le riunioni con l’AI, esplora queste guide correlate:

• Best Practice per gli Appunti delle Riunioni - Documentazione efficace delle riunioni
• Come Registrare il Tuo Schermo - Tecniche di registrazione dello schermo
• Come Trascrivere Audio in Testo - Funzionalità avanzate di trascrizione

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