Pourquoi enregistrer des réunions avec l’IA ?

L’enregistrement des réunions avec la transcription par l’IA transforme la façon dont les équipes capturent et partagent les informations. Au lieu de se démener pour prendre des notes, concentrez-vous sur la conversation pendant que l’IA documente automatiquement tout, extrait les points d’action et crée des enregistrements consultables.

Avantages de l’enregistrement de réunions par l’IA :

• Ne manquez jamais les détails : Capturez automatiquement chaque mot, décision et point d’action
• Participation complète : Participez à la discussion au lieu de prendre des notes
• Archive consultable : Trouvez n’importe quel moment de la réunion par recherche de mots clés
• Résumés automatiques : L’IA génère les points clés et les points d’action
• Partage facile : Envoyez instantanément la transcription et le résumé aux participants
• Accessibilité : Les transcriptions aident les participants sourds/malentendants

Aucun robot ne rejoint vos appels : Contrairement à d’autres outils, ScreenApp enregistre sans ajouter de participants robots qui perturbent les réunions ou mettent mal à l’aise les participants.

Ce dont vous aurez besoin

Avant d’enregistrer des réunions :

• Accès à la plateforme de réunion (Zoom, Teams, Google Meet, etc.)
• Compte ScreenApp (gratuit sur screenapp.io)
• Microphone et caméra (si réunion vidéo)
• Autorisation d’enregistrer (informer les participants)
• Connexion Internet pour le traitement de l’IA

Avis juridique : Informez toujours les participants que vous enregistrez. De nombreuses juridictions exigent le consentement de toutes les parties.

Comment fonctionne l’enregistrement de réunion ScreenApp

ScreenApp fournit une capture de réunion invisible, alimentée par l’IA :

1. Enregistrement basé sur le navigateur : Capture directement depuis votre navigateur ou votre bureau
2. Aucun robot : Enregistre votre écran/audio : aucun robot ne rejoint la réunion
3. Transcription en temps réel : Parole en texte pendant le déroulement de la réunion
4. Identification de l’orateur : Indique automatiquement qui a dit quoi
5. Analyse de l’IA : Extrait les points d’action, les décisions, les points clés
6. Partage instantané : Envoyez immédiatement le résumé et la transcription à l’équipe

Avantages de ScreenApp :

• Fonctionne avec N’IMPORTE QUELLE plateforme de réunion
• Aucun robot ne rejoint la réunion (invisible pour les autres participants)
• Transcription automatique incluse (précision de 99 %)
• Résumés et points d’action générés par l’IA
• Bibliothèque de réunions consultable
• Partage via un lien (pas de pièces jointes volumineuses)

Étape par étape : enregistrer des réunions

Étape 1 : choisir la méthode d’enregistrement

Méthode A : Enregistrement d’onglet de navigateur (recommandé)

Idéal pour : Google Meet, navigateur Zoom, navigateur Microsoft Teams

1. Ouvrez la réunion dans le navigateur (Chrome, Edge, Safari, Firefox)
2. Accédez à ScreenApp
3. Cliquez sur « Enregistrer l’écran »
4. Sélectionnez « Onglet du navigateur »
5. Choisissez l’onglet avec la réunion
6. Démarrez l’enregistrement avant ou pendant la réunion

Avantages :

• Aucune application de bureau nécessaire
• Enregistre uniquement la réunion (pas tout l’écran)
• Taille de fichier plus petite
• Plus facile à partager

Méthode B : Enregistrement d’application de bureau

Idéal pour : application de bureau Zoom, application de bureau Teams, applications autonomes

1. Ouvrez l’enregistreur de bureau ScreenApp
2. Cliquez sur « Enregistrer l’écran »
3. Sélectionnez « Fenêtre d’application »
4. Choisissez la fenêtre de l’application de réunion
5. Démarrez l’enregistrement

Avantages :

• Capture de meilleure qualité
• Enregistre les présentations en plein écran
• Plus fiable pour les longues réunions

Méthode C : Enregistrement audio uniquement

Idéal pour : Appels téléphoniques, réunions audio uniquement, entretiens de podcasts

1. Accédez à ScreenApp Audio Recorder
2. Cliquez sur « Enregistrer l’audio »
3. Sélectionnez l’audio du système + le microphone
4. Démarrez l’enregistrement avant de rejoindre l’appel

Avantages :

• Taille de fichier la plus petite
• Fonctionne pour les appels téléphoniques
• Besoins en bande passante inférieurs

Étape 2 : Démarrer la réunion et l’enregistrement

Avant le début de la réunion :

1. Testez votre configuration :

   • Vérifiez que le microphone fonctionne
   • Vérifiez la caméra si appel vidéo
   • Testez brièvement l’enregistrement d’écran

2. Préparez l’enregistrement :

   • Ouvrez l’enregistreur ScreenApp
   • Sélectionnez la source d’enregistrement (onglet, fenêtre ou écran)
   • Ne cliquez pas encore sur “Enregistrer” (attendez que la réunion commence)

3. Rejoignez la réunion :

   • Entrez dans la salle de réunion
   • Activez la caméra et le microphone
   • Saluez les premiers participants

Au début de la réunion :

1. Annoncez que vous enregistrez :

   • “Pour information, j’enregistre cette réunion pour prendre des notes”
   • “Est-ce que tout le monde est d’accord pour que j’enregistre pour les archives de notre équipe ?”
   • Exigence légale dans de nombreuses régions

2. Démarrez l’enregistrement :

   • Cliquez sur “Démarrer l’enregistrement” dans ScreenApp
   • Sélectionnez la fenêtre/l’onglet de la réunion
   • Confirmez que l’enregistrement a commencé (le minuteur démarre)

3. Réduisez la fenêtre de l’enregistreur :

   • Gardez l’indicateur d’enregistrement visible (sachez qu’il est actif)
   • Concentrez-vous sur la conversation de la réunion
   • L’IA capture tout automatiquement

Pendant la réunion :

• Participez normalement : Ne vous souciez pas de prendre des notes
• Surveillez l’indicateur d’enregistrement : Assurez-vous qu’il est toujours en cours d’exécution
• Étiquettes des intervenants : L’IA identifie automatiquement les différents intervenants
• Mettez en pause si nécessaire : Moments de confidentialité (mettez l’enregistrement en pause, reprenez après)

Étape 3 : Enregistrement spécifique à la plateforme

Enregistrement des réunions Zoom

Navigateur Zoom :

1. Rejoignez la réunion Zoom dans Chrome/Edge
2. ScreenApp > Enregistrer > Onglet du navigateur > Sélectionnez l’onglet Zoom
3. L’enregistrement capture :
   • Tous les participants à l’écran
   • Les partages d’écran et les présentations
   • Tout l’audio (participants + vous)
   • Les messages de chat (s’ils sont visibles à l’écran)

Application de bureau Zoom :

1. Rejoignez la réunion Zoom
2. ScreenApp > Enregistrer > Fenêtre de l’application > Sélectionnez “Réunion Zoom”
3. Choisissez “Partager l’audio du système” pour l’audio des participants
4. Enregistrez avec ou sans superposition de votre webcam

Conseils pour Zoom :

• Activez “Vue Galerie” pour voir tous les participants
• Utilisez “Vue de l’intervenant” pour vous concentrer sur l’intervenant actif
• Les partages d’écran sont automatiquement capturés
• Les salles de petits groupes NE SONT PAS capturées (limitation de Zoom - il faut enregistrer chaque salle séparément)

Enregistrement Google Meet

Google Meet (Navigateur uniquement) :

1. Rejoignez Google Meet dans le navigateur Chrome
2. ScreenApp > Enregistrer > Onglet du navigateur > Sélectionnez l’onglet Meet
3. Capture automatiquement :
   • Flux vidéo
   • Présentations à l’écran
   • Tout l’audio
   • Légendes (si activées)

Conseils pour Google Meet :

• Activez les sous-titres en direct de Google pour plus de sécurité
• Épinglez les intervenants importants pour les garder à l’écran
• Paramètre de mise en page : “Mosaïque” capture plus de participants
• Les extensions peuvent être conflictuelles - désactivez-les si des problèmes d’enregistrement surviennent

Enregistrement Microsoft Teams

Navigateur Teams :

1. Rejoignez la réunion Teams dans le navigateur
2. ScreenApp > Enregistrer > Onglet du navigateur > Sélectionnez l’onglet Teams
3. Capture la salle de réunion et le contenu

Application de bureau Teams :

1. Rejoignez la réunion dans l’application Teams
2. ScreenApp > Enregistrer > Fenêtre de l’application
3. Sélectionnez la fenêtre “Microsoft Teams”
4. Enregistrez toute la fenêtre de la réunion

Conseils pour Teams :

• Demandez à l’organisateur de la réunion d’activer l’autorisation d’enregistrement (si elle est restreinte)
• Le “Mode Ensemble” permet de réaliser d’excellents enregistrements visuels
• Les arrière-plans et les effets sont capturés tels quels
• Le chat de la réunion est enregistré séparément (exportation via Teams)

Enregistrement d’autres plateformes

Webex, BlueJeans, Whereby, etc. :

• Utiliser l’enregistrement d’onglet de navigateur (la plupart des plateformes sont basées sur le web)
• Ou la fenêtre d’application pour les applications de bureau
• Même processus : Rejoindre > Enregistrer > Sélectionner la source

Appels téléphoniques :

• Utiliser l’enregistrement audio uniquement
• Activer le haut-parleur pendant l’appel
• ScreenApp capture votre microphone + la sortie du haut-parleur
• Vérifier les lois locales (certaines exigent le consentement des deux parties)

Étape 4 : Arrêter et enregistrer l’enregistrement

À la fin de la réunion :

1. Dire au revoir aux participants :

   • Ne pas mettre fin à l’appel brusquement
   • Remercier chacun pour son temps
   • Leur rappeler que vous partagerez les notes

2. Arrêter l’enregistrement :

   • Cliquer sur « Arrêter l’enregistrement » dans ScreenApp
   • L’enregistrement est traité automatiquement
   • Le téléchargement vers le cloud commence

3. Quitter la réunion :

   • Quitter la plateforme de réunion
   • Fermer la fenêtre de réunion

Le traitement se fait automatiquement :

• La vidéo/l’audio est téléchargé(e) vers ScreenApp (barre de progression affichée)
• La transcription par IA commence (conversion de la parole en texte)
• La diarisation des intervenants (identifie qui a parlé et quand)
• La génération de résumé par IA (points clés, actions à entreprendre, décisions)
• La synchronisation des horodatages (cliquer sur n’importe quel mot pour accéder à ce moment)

Temps de traitement :

• Réunion de 30 minutes : ~2-3 minutes
• Réunion de 1 heure : ~5-7 minutes
• Réunion de 2 heures : ~10-15 minutes

Étape 5 : Examiner le résumé généré par l’IA

Une fois le traitement terminé :

Ouvrir la réunion dans la bibliothèque ScreenApp :

Le résumé de l’IA comprend :

1. Aperçu de la réunion :

   • Date et durée
   • Liste des participants (si visible dans l’enregistrement)
   • Principaux sujets abordés

2. Points clés (3 à 5 puces) :

   • Principales décisions prises
   • Annonces importantes
   • Principaux sujets de discussion

3. Actions à entreprendre :

   • Tâches assignées pendant la réunion
   • Qui est responsable (extrait de la conversation)
   • Dates d’échéance mentionnées
   • Format : « ACTION : [Personne] à [tâche] d’ici le [date] »

4. Décisions :

   • Résultats clairs oui/non
   • Choix faits parmi les options
   • Approbations ou rejets

5. Prochaines étapes :

   • Réunions de suivi mentionnées
   • Délais discutés
   • Futurs sujets à aborder

Exemple de résumé de l’IA :

**Résumé de la réunion - Synchronisation hebdomadaire de l'équipe**
Date : 19 janvier 2025 | Durée : 42 minutes | Participants : 6

**Points clés :**
- Les ventes du T1 ont dépassé l'objectif de 15 %
- Le lancement du nouveau produit est reporté à mars
- Le budget marketing approuvé pour la campagne sur les réseaux sociaux
- Les commentaires des clients montrent la nécessité d'améliorer l'application mobile

**Actions à entreprendre :**
- ACTION : Sarah doit finaliser le budget du T2 d'ici le 26 janvier
- ACTION : Mike doit programmer une démonstration du produit pour les parties prenantes
- ACTION : Jessica doit rechercher des agences de développement d'applications mobiles d'ici le 2 février

**Décisions :**
- Dépenses marketing supplémentaires de 50 000 $ approuvées
- Accord pour reporter le lancement du produit de 6 semaines
- Embauchera 2 représentants supplémentaires du service client

**Prochaines étapes :**
- Réunion de suivi prévue le 26 janvier
- L'équipe produit présentera la chronologie révisée la semaine prochaine

Étape 6 : Partager l’enregistrement et les notes de la réunion

Option 1 : Envoyer le lien de partage (recommandé)

1. Cliquer sur le bouton « Partager »
2. Copier le lien partageable
3. Coller dans un e-mail ou Slack à l’équipe
4. Accès des destinataires :
   • Lecture vidéo/audio
   • Transcription complète avec horodatages
   • Résumé de l’IA
   • Fonction de recherche

Modèle d’e-mail :

Salut l'équipe,

Voici les notes et l'enregistrement de la réunion d'aujourd'hui :
[Lien de partage]

Principales actions à entreprendre :
- [Personne] : [Tâche] d'ici le [Date]
- [Personne] : [Tâche] d'ici le [Date]

Faites-moi savoir si vous avez des questions !

Option 2 : Exporter et joindre

1. Cliquer sur le bouton « Télécharger »

2. Choisir le format :

   • PDF : Résumé + transcription complète (imprimable)
   • Word (DOCX) : Notes de réunion modifiables
   • MP4 : Fichier vidéo à télécharger
   • MP3 : Fichier audio uniquement
   • SRT : Sous-titres pour le montage vidéo

3. Joindre à un e-mail ou télécharger sur un lecteur partagé

Option 3 : Intégration avec des outils

• Slack : Publier le lien de l’enregistrement directement dans le canal
• Notion : Intégrer l’enregistrement et importer la transcription
• Google Docs : Copier/coller la transcription et le résumé
• Gestion de projet : Ajouter des actions à Asana, Trello, Monday.com

Fonctionnalités avancées d’enregistrement de réunion

Transcription en direct pendant la réunion

Visualisez la transcription en temps réel pendant la réunion :

1. Activez l’option “Transcription en direct” avant de commencer
2. La transcription s’affiche dans le panneau latéral au fur et à mesure que les gens parlent
3. Avantages :
   • Vérifiez que l’enregistrement fonctionne
   • Suivez plus facilement si l’audio est saccadé
   • Accessibilité pour les participants malentendants
   • Copiez/collez rapidement les points importants pendant la réunion

Étiquetage et Renommage des Intervenants

L’IA détecte automatiquement les différents intervenants (Intervenant 1, Intervenant 2, etc.)

Renommer les intervenants après la réunion :

1. Ouvrez la transcription
2. Cliquez sur n’importe quelle étiquette d’intervenant (par exemple, « Intervenant 1 »)
3. Tapez le nom réel (par exemple, « Sarah Johnson »)
4. Toutes les occurrences sont mises à jour dans la transcription

Résultat :

Sarah Johnson : Je pense que nous devrions aller de l'avant avec l'option B.
Mike Chen : Je suis d'accord, mais nous avons d'abord besoin de l'approbation du budget.
Sarah Johnson : Bonne idée. Je vais faire le suivi avec les finances aujourd'hui.

Recherche Propulsée par l’IA

Trouvez n’importe quel moment de la réunion par mot-clé :

1. Ouvrez l’enregistrement dans la bibliothèque
2. Cliquez sur l’icône “Rechercher”
3. Tapez le mot-clé (par exemple, « budget », « échéance », « Sarah »)
4. Les résultats affichent :
   • Toutes les mentions avec le contexte environnant
   • L’horodatage de chaque mention
   • Cliquez pour accéder directement à ce moment de l’enregistrement

Cas d’utilisation de la recherche :

• Trouvez une décision ou une réponse spécifique
• Localisez l’attribution d’une tâche
• Examinez une discussion sur un sujet particulier
• Vérifiez une citation ou une déclaration exacte

Modèles et Notes de Réunion

Créez une documentation de réunion cohérente :

1. Configurer un modèle :

   • Définir les sections (Ordre du jour, Discussion, Actions, Décisions)
   • L’IA remplit automatiquement les sections
   • Format personnalisé pour votre équipe

2. Ordres du jour automatiques :

   • Téléchargez l’ordre du jour de la réunion à l’avance
   • L’IA mappe la discussion aux points de l’ordre du jour
   • Indique les sujets abordés et ceux qui ont été ignorés

3. Série de réunions :

   • Liez les réunions récurrentes ensemble
   • Suivez les tâches d’une semaine à l’autre
   • Visualisez les progrès des initiatives en cours

Intégrations avec les Outils de Réunion

Intégration du calendrier :

• Connectez Google Agenda ou Outlook
• Enregistrez automatiquement les réunions planifiées
• Lien d’enregistrement ajouté à l’événement du calendrier après la réunion

Intégration CRM (Appels de vente) :

• Synchronisez avec Salesforce, HubSpot
• Enregistrez automatiquement les enregistrements d’appels dans la fiche client
• Extrayez automatiquement les détails de l’opération, les suivis

Gestion de projet :

• Envoyez les tâches directement à Asana, Trello, Jira
• Créez automatiquement des tâches avec le responsable et la date d’échéance
• Liez l’enregistrement aux projets pertinents

Bonnes pratiques d’enregistrement de réunions

Avant la réunion

1. Testez votre configuration :

   • Faites un enregistrement test de 30 secondes
   • Vérifiez la qualité audio et vidéo
   • Assurez-vous d’avoir suffisamment d’espace de stockage

2. Informez les participants :

   • Ajoutez à l’invitation à la réunion : « Cette réunion sera enregistrée »
   • Annoncez-le au début de la réunion
   • Respectez ceux qui ne souhaitent pas être enregistrés

3. Préparez votre environnement :

   • Espace calme, bruit de fond minimal
   • Bon éclairage si réunion vidéo
   • Fermez les applications inutiles (performance)

Pendant la réunion

1. Laissez l’IA prendre les notes :

   • Participez pleinement à la conversation
   • Ne vous inquiétez pas de tout capturer
   • L’IA transcrit automatiquement

2. Parlez clairement :

   • Articulez pour une meilleure précision de la transcription
   • Présentez-vous lorsque vous parlez (aide à l’identification des orateurs)
   • Évitez de parler par-dessus les autres (plus difficile à transcrire)

3. Surveillez l’enregistrement :

   • Jetez un coup d’œil à l’indicateur d’enregistrement de temps en temps
   • Assurez-vous qu’il ne s’est pas arrêté accidentellement
   • Surveillez les messages d’erreur

Après la réunion

1. Vérifiez le résumé de l’IA :

   • Vérifiez que les actions à entreprendre sont exactes
   • Vérifiez les noms dans les étiquettes des intervenants
   • Corrigez les erreurs de transcription dans les sections importantes

2. Partagez rapidement :

   • Envoyez le lien d’enregistrement dans l’heure qui suit la fin de la réunion
   • Incluez un résumé dans l’e-mail
   • Mettez en évidence les actions urgentes

3. Archivez correctement :

   • Ajoutez des balises pour faciliter la recherche (nom du projet, date, équipe)
   • Organisez dans des dossiers (par équipe, projet ou mois)
   • Définissez une politique de conservation (supprimez les anciens enregistrements si nécessaire)

Résolution des problèmes courants

L’enregistrement n’a pas de son

Causes :

• Mauvaise source audio sélectionnée
• Autorisations audio du microphone/système refusées
• Sortie audio non partagée (paramètre Zoom/Teams)

Solutions :

1. Sélectionnez « Audio du système » au démarrage de l’enregistrement
2. Vérifiez les autorisations du navigateur (barre d’adresse > icône microphone)
3. Zoom : activez « Partager le son de l’ordinateur » lors du partage d’écran
4. Teams : assurez-vous que l’option « Inclure l’audio du système » est activée
5. Réenregistrez un test pour vérifier que l’audio fonctionne

Participants Non Visibles dans l’Enregistrement

Causes:

• Mauvaise fenêtre/onglet enregistré
• Participants avaient leurs caméras éteintes
• L’enregistrement n’a capturé qu’une portion de l’écran

Solutions:

1. Enregistrer l’onglet du navigateur (pas seulement une portion de l’écran)
2. Utiliser la Vue Galerie pour voir tous les participants
3. Pour l’application de bureau, enregistrer la fenêtre complète (pas seulement l’écran partagé)

Transcription Manquant de Larges Sections

Causes:

• Mauvaise qualité audio
• Participants mis en sourdine lorsqu’ils parlent
• Bruit de fond dominant la parole
• Plusieurs personnes parlant simultanément

Solutions:

1. Utiliser un meilleur microphone pour les futurs enregistrements
2. Demander aux participants de désactiver la sourdine lorsqu’ils parlent
3. Activer l’annulation du bruit par IA
4. Modérer la réunion pour éviter les conversations croisées

Éléments d’Action Non Extraits

Causes:

• Actions non clairement énoncées pendant la réunion
• Aucune affectation explicite ou date limite mentionnée
• Conversation trop vague

Solutions:

1. Pendant les réunions, soyez explicite : “Sarah, pouvez-vous gérer le budget d’ici vendredi ?”
2. Ajouter manuellement les éléments d’action dans le résumé après la réunion
3. Utiliser un modèle de réunion avec une section d’éléments d’action
4. Examiner et modifier le résumé de l’IA avant de le partager

Prochaines Étapes

Maintenant que vous savez comment enregistrer des réunions avec l’IA, explorez ces guides connexes :

• Meilleures pratiques pour les notes de réunion - Documentation de réunion efficace
• Comment enregistrer votre écran - Techniques d’enregistrement d’écran
• Comment transcrire l’audio en texte - Fonctionnalités de transcription avancées

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