Sie haben die E-Mail gesendet, aber alles, was Sie hören, ist Stille. Eine schlecht formulierte Meeting-Anfrage wird nicht nur ignoriert, sie kostet Sie auch Möglichkeiten, verzögert Projekte und schädigt berufliche Beziehungen.
Dieser Leitfaden ist Ihr vollständiges Playbook für das Verfassen von formellen, informellen und kreativen Meeting-Anfrage-E-Mails, die Ergebnisse erzielen. Sie erhalten über 20 Copy-and-Paste-Vorlagen und lernen die Strategie hinter der Erstellung überzeugender Einladungen für jedes Szenario kennen – von Vorstandssitzungen bis hin zu informellen Kaffeegesprächen.
Die Anatomie einer perfekten Meeting-Anfrage-E-Mail
Die 5 wesentlichen Komponenten einer unwiderstehlichen Einladung
Jede effektive Meeting-Anfrage-E-Mail enthält diese kritischen Elemente:
- Die Betreffzeile: Ihre erste und einzige Chance, einen Eindruck zu hinterlassen
- Die personalisierte Eröffnung: Warum Sie sie konkret kontaktieren
- Das “Warum” (Klarer Zweck & Agenda): Was ist das Ziel des Meetings?
- Die Logistik (Zeit & Ort): Klare, einfache Optionen anbieten
- Der Call-to-Action (CTA): Was sollen sie als Nächstes tun?
💡 Profi-Tipp: Wenn diese Komponenten zusammenarbeiten, kann sich Ihre Meeting-Akzeptanzrate um bis zu 73 % verbessern.
Lassen Sie uns jedes Element aufschlüsseln:
Die perfekte Betreffzeile erstellen
Ihre Betreffzeile entscheidet, ob Ihre E-Mail geöffnet oder gelöscht wird. Verwenden Sie diese bewährten Formeln:
- Für Führungskräfte: “Meeting-Anfrage: [Ihr Unternehmen] & [Deren Unternehmen] - [Spezifisches Thema]”
- Für Teammitglieder: “Kurzer Sync: [Projektname] nächste Schritte”
- Für Kunden: “Folge-Meeting: [Thema der vorherigen Konversation]“
Die personalisierte Eröffnung
Beginnen Sie mit einem Verbindungspunkt, der zeigt, dass Sie recherchiert haben:
- Beziehen Sie sich auf eine kürzliche Errungenschaft oder Neuigkeiten über ihr Unternehmen
- Erwähnen Sie eine gemeinsame Verbindung
- Bestätigen Sie vorherige Gespräche oder Meetings
Klarer Zweck & Wertversprechen
Beantworten Sie sofort die Frage “Was habe ich davon?”:
- Nennen Sie den Zweck des Meetings in einem klaren Satz
- Erklären Sie das erwartete Ergebnis oder den Vorteil
- Fügen Sie eine kurze Agenda hinzu (maximal 3-5 Stichpunkte)
Intelligentes Logistikmanagement
Machen Sie die Planung mühelos:
- Schlagen Sie 2-3 konkrete Zeitoptionen vor
- Geben Sie Zeitzonen für Remote-Teilnehmer an
- Schlagen Sie die Meeting-Dauer vor (halten Sie sie nach Möglichkeit kurz)
- Geben Sie das Meeting-Format an (persönlich, Videoanruf, Telefon)
Betreffzeilen-Meisterkurs: 15+ Beispiele, die Ihre E-Mail öffnen
Für formelle & Executive-Anfragen
Business-Meetings auf hoher Ebene:
- “Meeting-Anfrage: Strategische Partnerschaftsdiskussion - [Ihr Unternehmen] & [Deren Unternehmen]”
- “Anfrage für 30-minütige Beratung zu [Spezifisches Thema]”
- “Q4-Planungstreffen: [Abteilung] Führungsteam”
- “Board Review Meeting: [Projektname] - [Datumsoptionen]”
Kunden- & Lieferantenkommunikation:
- “Folge-Meeting: [Thema des vorherigen Meetings] - Nächste Schritte”
- “Meeting zur Überprüfung des Angebots: [Projektname] Zeitplan”
- “Vertragsdiskussion: [Vertragsart] - [Firmennamen]“
Für informelle & interne Anfragen
Team- & Projektmeetings:
- “Kurzer Sync: [Projektname] Statusupdate”
- “Kaffeegespräch nächste Woche? [Thema]”
- “15-Minuten-Check-in: [Spezifisches Problem]”
- “Team-Huddle: [Datum] - [Hauptthema]”
Einzelgespräche:
- “1:1 Check-in: [Namen] - [Woche vom Datum]”
- “Kurzes Catch-up: [Thema oder Projekt]”
- “Karriereentwicklungsgespräch - [Name]“
Für kreative & Networking-Anfragen
Value-First-Ansätze:
- “Einblick zum Teilen: [Thema im Zusammenhang mit ihrem Geschäft]”
- “[Gemeinsamer Kontakt] hat vorgeschlagen, dass wir uns vernetzen”
- “Kooperationsmöglichkeit: [Spezifisches Projekt oder Idee]”
- “Kurze Frage zu [ihrem Fachgebiet]“
Formelle Meeting-Anfrage-E-Mail-Vorlagen
Vorlage 1: Die Executive-Meeting-Anfrage
Sehr geehrte/r [Name der Führungskraft],
Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut. Ich melde mich im Anschluss an [spezifischer Auslöser - Nachricht, Ankündigung, gemeinsame Verbindung], da ich glaube, dass es eine wertvolle Möglichkeit für eine Zusammenarbeit zwischen [Ihr Unternehmen] und [Deren Unternehmen] gibt.
Potenzielle Partnerschaftsmöglichkeiten zu erkunden, die [spezifischen Vorteil für ihr Unternehmen] vorantreiben könnten.
- Kurzer Überblick über die Synergien unserer Unternehmen
- Diskussion über gemeinsame Ziele und Vorgaben
- Erkundung potenzieller Kollaborationsrahmen
- Nächste Schritte und Zeitplanüberlegungen
Ich stehe für ein 45-minütiges Meeting zu folgenden Zeiten zur Verfügung:
- [Tag/Datum] um [Uhrzeit] [Zeitzone]
- [Tag/Datum] um [Uhrzeit] [Zeitzone]
- [Tag/Datum] um [Uhrzeit] [Zeitzone]
Das Meeting kann in Ihrem Büro, an unserem Standort oder per Videokonferenz stattfinden – was am besten in Ihren Zeitplan passt.
Ich bin zuversichtlich, dass diese Diskussion einen erheblichen Mehrwert für beide Organisationen schaffen könnte. Bitte lassen Sie mich wissen, welche Zeit am besten passt, oder schlagen Sie eine Alternative vor, die besser in Ihren Kalender passt.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Firmenname]
[Kontaktinformationen]
Vorlage 2: Die formelle Klienten-Meeting-Einladung
Sehr geehrte/r [Name des Klienten],
Vielen Dank für Ihre fortgesetzte Partnerschaft bei [Projektname]. Da wir [aktuellen Meilenstein] abschließen, möchte ich ein umfassendes Review-Meeting ansetzen, um unseren Fortschritt zu besprechen und die nächste Phase zu skizzieren.
- Überprüfung der abgeschlossenen Ergebnisse und Meilensteine
- Präsentation von Ergebnissen und Empfehlungen
- Diskussion des Zeitplans und der Anforderungen für Phase 2
- Beantwortung von Fragen oder Bedenken
- Detaillierte Präsentation der aktuellen Ergebnisse (20 Minuten)
- Interaktive Diskussion der Ergebnisse (15 Minuten)
- Planung der nächsten Phase und Überprüfung des Zeitplans (15 Minuten)
- Fragen und Antworten und Aktionspunkte (10 Minuten)
- [Datum] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] [Zeitzone]
- [Datum] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] [Zeitzone]
- [Datum] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] [Zeitzone]
Sie können gerne alle Teammitglieder einladen, die Teil dieser Diskussion sein sollten. Ich werde eine Kalendereinladung senden, sobald Sie Ihre bevorzugte Zeit bestätigt haben.
Ich freue mich darauf, unsere Fortschritte zu teilen und die nächsten Schritte gemeinsam zu planen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Kontaktinformationen]
Vorlage 3: Die Einladung zur Vorstandssitzung
Sehr geehrte Vorstandsmitglieder,
Ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie gut. Es ist Zeit für unsere vierteljährliche Vorstandssitzung, um die Q4-Performance zu überprüfen und strategische Prioritäten für 2026 festzulegen.
- Q4 Finanzielle Überprüfung und Jahresendergebnisse
- Aktualisierung der strategischen Initiativen und Folgenabschätzung
- 2026 Budgetvorschlag und Ressourcenallokation
- Marktanalyse und Wettbewerbspositionierung
- Risikomanagement- und Governance-Updates
- Exekutivsitzung (falls erforderlich)
Alle Board-Materialien werden 48 Stunden vor dem Meeting über unser sicheres Board-Portal verteilt. Bitte überprüfen Sie den Quartalsbericht und den Budgetvorschlag im Voraus.
- Datum: [Tag, Monat Datum, Jahr]
- Uhrzeit: [Startzeit] - [Endzeit] [Zeitzone]
- Ort: [Vorstandsraum/Adresse] mit Videokonferenzoption
- Dauer: 3 Stunden (einschließlich Arbeitsessen)
⚠️ RSVP erforderlich bis [Datum]
Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme und geben Sie an, ob Sie persönlich oder virtuell teilnehmen werden. Bei Terminüberschneidungen kontaktieren Sie mich bitte umgehend, damit wir alternative Teilnahmemöglichkeiten vereinbaren können.
Vielen Dank für Ihr anhaltendes Engagement für den Erfolg unserer Organisation.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Titel - Sekretär/Vorsitzender]
[Kontaktinformationen]
Vorlage 4: Die Investoren-Meeting-Anfrage
Sehr geehrte/r [Name des Investors],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. [Gemeinsame Verbindung] hat vorgeschlagen, dass ich mich bezüglich unserer Serie [A/B/C] Finanzierungsrunde melde, da er/sie der Meinung ist, dass sie gut mit der Investitionsthese von [Investor Firm] in [Sektor/Industrie] übereinstimmen würde.
[Firmenname] ist ein/e [kurze Beschreibung], der/die [wichtige Kennzahlen/Meilensteine] erreicht hat. Wir beschaffen derzeit $[Betrag] für [spezifische Verwendung der Mittel].
- Demonstration unseres bewährten Geschäftsmodells und unserer Zugkraft
- Teilen Sie unseren Fahrplan für die Marktexpansion
- Diskutieren Sie, wie diese Investition zu Ihrer Portfoliostrategie passt
- Erkundung potenzieller Partnerschaften über die Finanzierung hinaus
- Marktchancen und unsere einzigartige Position (15 Minuten)
- Geschäftsmodell und Finanzprognosen (15 Minuten)
- Expertise des Teams und Ausführungsfähigkeit (10 Minuten)
- Investitionsbedingungen und nächste Schritte (10 Minuten)
- Fragen und Antworten und Diskussion (10 Minuten)
- [Datum] um [Uhrzeit] [Zeitzone]
- [Datum] um [Uhrzeit] [Zeitzone]
- [Datum] um [Uhrzeit] [Zeitzone]
Ich kann in Ihrem Büro, unserem Hauptsitz oder per Videokonferenz präsentieren. Ich werde auch unser Pitch Deck und den Zugriff auf den Datenraum nach Bestätigung zur Verfügung stellen.
Ich freue mich über die Möglichkeit einer Partnerschaft mit [Investor Firm] und würde die Gelegenheit begrüßen, zu besprechen, wie wir gemeinsam außergewöhnliche Renditen erzielen können.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Gründer/CEO Titel]
[Firmenname]
[Kontaktinformationen]
Vorlage 5: Die Einladung zum Vorstellungsgespräch
Sehr geehrte/r [Name des Kandidaten],
Vielen Dank für Ihr Interesse an der Position [Positionstitel] bei [Firmenname]. Wir waren beeindruckt von Ihrem Hintergrund in [spezifische Fähigkeit/Erfahrung] und möchten Sie zu einem Vorstellungsgespräch einladen.
- Position: [Vollständiger Positionstitel]
- Datum: [Tag, Monat Datum]
- Uhrzeit: [Startzeit] - [Endzeit] [Zeitzone]
- Format: [Persönlich/Virtuell]
- Dauer: Ungefähr [Zeitdauer]
- Willkommen und Firmenüberblick (10 Minuten)
- Diskussion Ihrer Erfahrung und Qualifikationen (20 Minuten)
- Rollenspezifische Fragen und Szenarien (15 Minuten)
- Ihre Fragen zur Rolle und zum Unternehmen (10 Minuten)
- Nächste Schritte im Prozess (5 Minuten)
- [Name des Interviewers 1], [Titel]
- [Name des Interviewers 2], [Titel]
- [Name des HR-Vertreters], [Titel]
- Zusätzliche Kopien Ihres Lebenslaufs
- Portfolio oder Arbeitsbeispiele (falls zutreffend)
- Liste der Referenzen
- Alle Fragen zur Rolle oder zum Unternehmen
[Wenn persönlich: Vollständige Adresse, Parkanweisungen, Check-in-Prozess]
[Wenn virtuell: Der Videokonferenzlink wird separat gesendet]
Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme, indem Sie bis zum [Datum] auf diese E-Mail antworten. Wenn Sie den Termin verschieben müssen, lassen Sie es mich bitte so schnell wie möglich wissen, damit wir eine Alternative finden können.
Wir freuen uns darauf, mehr über Ihre Erfahrung zu erfahren und zu besprechen, wie Sie zum Erfolg unseres Teams beitragen können.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Firmenname]
[Kontaktinformationen]
Informelle Meeting-Anfrage-E-Mail-Vorlagen
Vorlage 6: Die interne Team-Meeting-Einladung
Hallo Team,
Ich hoffe, alle haben eine produktive Woche! Zeit für unsere wöchentliche Sprint-Überprüfung, um den Fortschritt abzustimmen und alle Blockaden zu beseitigen.
- Sprint-Fortschritts-Check-in (jede Person teilt ein 2-Minuten-Update)
- Blockaden und benötigte Unterstützung
- Highlights der nächsten Sprint-Planung
- Kurze Erfolge und Feiern
- Datum: Diesen Freitag, [Monat Datum]
- Uhrzeit: 14:00 - 14:45 Uhr [Zeitzone]
- Ort: Konferenzraum B / Zoom-Link: [Link]
- Ihre abgeschlossenen Aufgaben aus diesem Sprint
- Alle Blockaden, mit denen Sie konfrontiert sind
- Input für nächste Sprint-Prioritäten
Vorlage 7: Das 1-zu-1-Check-in mit einem direkten Mitarbeiter
Hallo [Mitarbeitername],
Ich hoffe, Ihre Woche verläuft gut! Lassen Sie uns unser regelmäßiges 1:1 planen, um zu besprechen, wie die Dinge laufen, und zu sehen, wie ich Sie besser unterstützen kann.
- Wie Sie sich bezüglich aktueller Projekte fühlen
- Alle Herausforderungen oder Hindernisse, denen Sie begegnen
- Ihre Ziele und Entwicklungsinteressen
- Feedback (in beide Richtungen!)
- Alles andere, was Ihnen am Herzen liegt
- [Tag] um [Uhrzeit]
- [Tag] um [Uhrzeit]
- [Tag] um [Uhrzeit]
Wir können uns in meinem Büro treffen, uns einen Kaffee in der Küche holen oder einen Spaziergang machen, wenn das Wetter schön ist – was auch immer sich für Sie am angenehmsten anfühlt.
Sie können gerne alle Themen mitbringen, die Sie besprechen möchten, oder einfach so kommen, wie Sie sind. Diese Gespräche sind für mich sehr wertvoll, um zu verstehen, wie ich Ihren Erfolg am besten unterstützen kann.
Lassen Sie mich wissen, was am besten in Ihren Zeitplan passt!
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
Vorlage 8: Der funktionsübergreifende Projektsync
Hallo zusammen,
Vielen Dank für die großartige Arbeit an [Projektname] bisher! Ich denke, es ist an der Zeit für einen kurzen funktionsübergreifenden Sync, um sicherzustellen, dass wir alle auf dem gleichen Stand sind und uns in die gleiche Richtung bewegen.
- [Team 1] Vertreter
- [Team 2] Vertreter
- [Team 3] Vertreter
- Projektbeteiligte
- Aktueller Status aus der Perspektive jedes Teams
- Abhängigkeiten und Übergabepunkte
- Anpassungen des Zeitplans (falls erforderlich)
- Verbesserungen der Kommunikation und Zusammenarbeit
Ich denke an irgendwann nächste Woche. Hier sind ein paar Optionen:
- Dienstag, [Datum] um 10:00 Uhr
- Mittwoch, [Datum] um 14:00 Uhr
- Donnerstag, [Datum] um 11:00 Uhr
Videoanruf (ich schicke den Link) mit der Möglichkeit, per Telefon teilzunehmen
Dies sollte eine kurze, produktive Sitzung sein, um unsere Dynamik aufrechtzuerhalten. Bitte teilen Sie mir mit, welche Zeit für Ihr Team am besten passt, oder schlagen Sie Alternativen vor, wenn keine dieser Zeiten passt.
Ich freue mich darauf zu sehen, wie wir noch besser zusammenarbeiten können!
Danke,
[Ihr Name]
Vorlage 9: Die “Coffee Chat” Networking-Einladung
Hallo [Name],
Ich habe unser Gespräch bei [Event/Kontext, wo Sie sich getroffen haben] über [spezifisches Thema, das Sie besprochen haben] sehr genossen. Ihre Einsichten zu [spezifischer Bereich] waren wirklich anregend.
Ich würde unser Gespräch gerne bei einem Kaffee fortsetzen, wenn Sie interessiert sind. Ich bin immer bestrebt, von erfahrenen Fachleuten in [ihrem Bereich/Branche] zu lernen, und ich denke, es gibt möglicherweise einige interessante Bereiche, in denen wir Erkenntnisse austauschen oder sogar zusammenarbeiten könnten.
- Lockeres 30-45-minütiges Kaffeegespräch
- Erfahrungen und Perspektiven zu [relevantem Thema] austauschen
- Potenzielle Bereiche von gemeinsamem Interesse erkunden
- Keine Agenda oder formelle Präsentation – nur gute Gespräche!
- [Tag] Vormittag gegen [Uhrzeit]
- [Tag] Nachmittag gegen [Uhrzeit]
- [Tag] jederzeit, wenn es für Sie passt
Ich treffe mich gerne an einem für Sie günstigen Ort – vielleicht [bestimmtes Café/Ort in ihrer Nähe] oder ein anderer Ort, den Sie bevorzugen?
Kein Druck, wenn Ihr Terminkalender voll ist. Ich weiß, wie stressig es werden kann. Aber wenn Sie Lust dazu haben, denke ich, dass es ein wirklich wertvolles Gespräch für uns beide sein könnte.
Ich hoffe, von Ihnen zu hören!
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position/Firma, falls relevant]
[Telefonnummer]
Vorlage 10: Die schnelle Nachverfolgungs-Meeting-Anfrage
Hallo [Name],
Nochmals vielen Dank, dass Sie sich am letzten [Tag] Zeit genommen haben, um sich über [Thema] zu treffen. Ich habe über unsere Diskussion bezüglich [spezifischer Punkt] nachgedacht und habe ein paar Gedanken zur Nachverfolgung, die ich gerne mit Ihnen besprechen würde.
- Aktualisierung zu [Aktionselement aus dem vorherigen Meeting]
- Idee zu [spezifischem Thema, das Sie besprochen haben]
- Kurze Frage zu [relevantem Bereich]
Das wären buchstäblich 15 Minuten – ich weiß, Ihre Zeit ist wertvoll! Ich bin flexibel in Bezug auf den Zeitpunkt:
- [Tag] zwischen [Zeitraum]
- [Tag] zwischen [Zeitraum]
- Sogar ein kurzer Anruf, wenn das einfacher ist
- Schneller Videoanruf
- Telefongespräch
- Sogar ein kurzes persönliches Gespräch, wenn Sie im Büro sind
Ich verspreche, die Zeitbegrenzung zu respektieren. Wenn 15 Minuten nicht ausreichen, können wir später immer etwas Längeres vereinbaren.
Lassen Sie mich wissen, was für Sie am besten funktioniert!
Danke,
[Ihr Name]
Kreative E-Mail-Vorlagen für Besprechungsanfragen
Vorlage 11: Die “Value-First” Cold Outreach
Hallo [Name],
Ich bin auf [spezifische aktuelle Nachricht/Ankündigung über ihr Unternehmen] gestoßen und es hat mich an einen interessanten Trend erinnert, den ich in [ihrer Branche] verfolge.
Ich habe kürzlich eine Untersuchung zu [relevantem Thema] abgeschlossen, die für [ihr Unternehmen] wertvoll sein könnte, da Sie [spezifische Situation/Ziel]. Anstatt eine lange E-Mail mit Anhängen zu senden, dachte ich, Sie würden vielleicht ein kurzes Gespräch bevorzugen, um zu sehen, ob die Erkenntnisse relevant sind.
- [Spezifische Erkenntnis 1], die sich auf [ihren Geschäftsbereich] auswirken könnte
- [Spezifische Erkenntnis 2], die wir bei Unternehmen wie Ihrem gut funktionieren gesehen haben
- Ein Rahmen für [relevante geschäftliche Herausforderung], der erfolgreich war
20 Minuten Ihrer Zeit – entweder per Telefon oder Videoanruf – um diese Erkenntnisse auszutauschen und Ihre Perspektive zu erfahren, wie sie auf [ihr Unternehmen] angewendet werden könnten.
- [Tag] um [Uhrzeit]
- [Tag] um [Uhrzeit]
- [Alternative: "Oder ein beliebiges 20-Minuten-Fenster, das für Sie besser passt"]
Kein Verkaufsgespräch, keine Produktdemo – nur der Austausch potenziell wertvoller Informationen und das Lernen aus Ihrer Expertise in [ihrem Bereich].
Wenn sich dies nicht wertvoll anhört oder Ihr Terminkalender voll ist, keine Sorge. Ich weiß, wie viele E-Mails dieser Art Sie wahrscheinlich erhalten.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihr Unternehmen]
[Telefonnummer]
Vorlage 12: Die Einladung zur Brainstorming-Sitzung
Hallo [Team/Name],
Ich habe über [spezifische Herausforderung/Chance] nachgedacht und glaube, dass wir die richtige Mischung aus Kreativität und Fachwissen haben, um bahnbrechende Lösungen zu entwickeln.
[Kurze Beschreibung des Problems oder der Chance, das/die Sie angehen möchten]
Manchmal kommen die besten Ideen, wenn wir aus unserem üblichen Besprechungsformat ausbrechen und unseren Gedanken einfach freien Lauf lassen. Ich würde mich freuen, wenn wir alle in einem Raum (oder in einem Anruf) zusammenkommen könnten, in dem wir ohne Einschränkungen über den Tellerrand hinausschauen können.
- Problemdefinition und Kontext (10 Minuten)
- Divergentes Denken - alle Ideen sind willkommen (30 Minuten)
- Ideenclustering und -entwicklung (15 Minuten)
- Nächste Schritte und Aktionspunkte (5 Minuten)
- Keine Idee ist zu verrückt
- Bauen Sie auf den Ideen anderer auf
- Quantität geht zunächst vor Qualität
- Bleiben Sie positiv und unterstützend
- [Tag] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]
- [Alternative Tag/Uhrzeit]
- [Eine weitere Alternative]
[Kreativer Raum/Konferenzraum] mit Whiteboards, Haftnotizen und viel Koffein!
[Liste der spezifischen Personen und warum ihre Perspektive wertvoll wäre]
Seien Sie bereit, anders zu denken! Dies sollte anregend und unterhaltsam sein und gleichzeitig eine echte geschäftliche Herausforderung angehen.
Wer ist dabei?
[Ihr Name]
Vorlage 13: Die Einladung zum Workshop oder zur Schulungssitzung
Hallo [Team/Einzelperson],
Basierend auf unseren letzten Diskussionen über [spezifische Herausforderung/Entwicklungsbedarf] halte ich es für sinnvoll, einen praktischen Workshop zu [Kompetenz/Thema] zu organisieren.
Titel: [Spezifischer Workshop-Titel]
Fokus: Praktische Fähigkeiten für [spezifische Anwendung]
Format: Interaktiver Workshop mit realen Beispielen und Übungen
- [Spezifische Kompetenz/Technik 1]
- [Spezifische Kompetenz/Technik 2]
- [Spezifische Kompetenz/Technik 3]
- So wenden Sie diese sofort in Ihren aktuellen Projekten an
- Einführung & Kontext (15 Minuten)
- Kompetenzdemonstration mit Live-Beispielen (20 Minuten)
- Praktische Übungen in kleinen Gruppen (25 Minuten)
- Gruppenaustausch und Feedback (15 Minuten)
- Aktionsplanung für die Umsetzung (10 Minuten)
- Datum: [Spezifisches Datum]
- Uhrzeit: [Startzeit] - [Endzeit] ([Dauer])
- Ort: [Raum/virtueller Link]
- Materialien: Werden bereitgestellt (bringen Sie einfach Ihren Laptop/Notizblock mit)
Dieser Workshop richtet sich an [spezifische Rolle/Erfahrungsstufe], die [spezifisches Ergebnis/Nutzen] erzielen möchten.
Bitte antworten Sie bis zum [Datum], damit ich Materialien und Beispiele vorbereiten kann, die für unsere aktuellen Projekte relevant sind.
Ich freue mich darauf, diese Sitzung zu moderieren und zu sehen, wie wir diese Fähigkeiten sofort anwenden können, um unsere Arbeit zu verbessern!
Fragen? Antworten Sie einfach oder finden Sie mich in [Ort/Kontaktmeth
Vorlage 14: Die “Wiederverbindung mit einem ehemaligen Kunden” Einladung
Hallo [Name des ehemaligen Kunden],
Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie bei bester Gesundheit! Es ist [Zeitraum] her, seit wir [früheres Projekt/Engagement] abgeschlossen haben, und ich habe mich gefragt, wie sich [spezieller Aspekt Ihres Geschäfts/Projekts] entwickelt hat.
- [Kurzes Update 1 über Ihr Geschäft/Ihre Rolle]
- [Kurzes Update 2, das für sie von Interesse sein könnte]
- [Relevante Leistung oder Entwicklung]
Ehrlich gesagt, ich habe über unsere Zusammenarbeit bei [spezifisches Projekt] nachgedacht und darüber, wie viel ich von Ihrem Ansatz zu [spezifischem Aspekt] gelernt habe. Ich würde mich freuen, mich mit Ihnen auszutauschen und zu erfahren, wie sich die Dinge für Sie und [Ihr Unternehmen] entwickelt haben.
- Wie hat sich [spezifisches Projekt/Initiative, an der Sie gearbeitet haben] entwickelt?
- Welche neuen Herausforderungen bewältigen Sie heutzutage?
- Wie kann ich Ihnen bei der Arbeit an [worauf Sie sich konzentrieren, wie Sie wissen] behilflich sein?
- 30-minütiger Kaffee (geht auf mich!), wenn Sie in [Ort] sind
- Kurzer Videoanruf, der in Ihren Zeitplan passt
- Sogar nur ein kurzes Telefongespräch
- [Tag] Nachmittag
- [Tag] Morgen
- [Tag] jederzeit
- Oder schlagen Sie etwas vor, das für Sie besser passt
Keine Erwartungen oder versteckte Absichten – nur echtes Interesse, mich mit jemandem wieder zu verbinden, dessen Perspektive ich schätze.
Ich hoffe, von Ihnen zu hören, aber kein Druck, wenn Sie im Moment zu beschäftigt sind!
Herzliche Grüße,
[Ihr Name]
[Aktuelle Position/Firma]
[Telefonnummer]
Vorlage 15: Die “Anfrage für eine Produktdemo” Einladung
Hallo [Vertriebskontakt/Team],
Ich habe nach Lösungen für [spezifische geschäftliche Herausforderung] gesucht und [Produktname] taucht immer wieder als eine der führenden Optionen auf. Ich würde gerne eine Demo vereinbaren, um zu sehen, wie es für unsere spezifischen Bedürfnisse funktionieren könnte.
- [Firmenname] - [kurze Beschreibung]
- [Firmengröße/Branche]
- [Spezifischer Anwendungsfall/Herausforderung, die Sie lösen möchten]
- [Spezifische Funktion/Fähigkeit 1]
- [Spezifische Funktion/Fähigkeit 2]
- [Integrationsanforderung]
- [Budget-/Zeitliche Überlegung]
- Dauer: 30-45 Minuten
- Fokus: Live-Demo mit unserem tatsächlichen Anwendungsfall
- Teilnehmer: [Liste der Teammitglieder, die teilnehmen würden]
- Fragen: Wir werden spezifische Szenarien testen
- [Tag] zwischen [Zeitraum]
- [Tag] zwischen [Zeitraum]
- [Tag] jederzeit, wenn es für Sie passt
- [Spezifische Funktion] in Aktion mit realistischen Daten sehen
- Implementierungszeitplan und -anforderungen verstehen
- Preisgestaltung für unseren Anwendungsfall und unsere Unternehmensgröße besprechen
- Mehr über Support- und Schulungsoptionen erfahren
Wir hoffen, eine Entscheidung bis [Zeitrahmen] zu treffen und bis [Zeitrahmen] zu implementieren, sodass das Timing gut für einen gründlichen Bewertungsprozess passt.
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen, uns zu zeigen, was [Produktname] kann. Ich freue mich darauf, es in Aktion zu sehen!
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Titel]
[Firma]
[E-Mail]
[Telefonnummer]
Plattformspezifische Vorlagen: WhatsApp, Outlook & Gmail
Beispiel für eine Besprechungseinladung auf WhatsApp
WhatsApp erfordert einen prägnanteren, gesprächsorientierten Ansatz:
Hallo [Name]! 👋
Ich hoffe, Ihre Woche verläuft gut. Ich wollte mich noch einmal wegen unseres Gesprächs über [Thema] melden.
Hätten Sie diese Woche Zeit für einen kurzen 30-minütigen Anruf, um [speziellen Zweck] zu besprechen?
Ich dachte an:
📅 Dienstag 14:00 Uhr
📅 Mittwoch 10:00 Uhr
📅 Donnerstag 15:00 Uhr
Wir könnten einen WhatsApp-Videoanruf machen oder ich kann Ihnen einen Zoom-Link schicken - was auch immer für Sie einfacher ist!
Lassen Sie mich wissen, was passt 😊
Danke!
[Ihr Name]
WhatsApp Best Practices:
- Halten Sie Nachrichten nach Möglichkeit unter 160 Zeichen
- Verwenden Sie Emojis sparsam, aber effektiv
- Bieten Sie Videoanrufoptionen an (WhatsApp, Zoom usw.)
- Seien Sie lockerer und gesprächiger
- Geben Sie Ihren vollständigen Namen an, wenn Sie nicht in den Kontakten des Empfängers sind
So erstellen Sie eine Besprechungseinladungsvorlage in Outlook
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
- Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zur Kalenderansicht
- Klicken Sie im Menüband “Start” auf “Neue Besprechung”
- Erstellen Sie Ihre Besprechungsvorlage mit:
- Betreffzeilenformat: “[Besprechungstyp]: [Thema] - [Datum]”
- Standardmäßige Tagesordnung im Textkörper
- Allgemeine Teilnehmergruppen
- Standardmäßige Besprechungsdauer
- Als Vorlage speichern:
- Gehen Sie zu Datei → Speichern unter
- Wählen Sie “Outlook-Vorlage” als Dateityp
- Benennen Sie Ihre Vorlage (z. B. “Team-Besprechungsvorlage”)
- Im Vorlagenordner speichern
Ihre Vorlage verwenden:
- Gehen Sie zu Kalender → Neue Elemente → Weitere Elemente → Formular auswählen
- Suchen Sie in “Benutzervorlagen im Dateisystem”
- Wählen Sie Ihre gespeicherte Vorlage aus
- Für die jeweilige Besprechung anpassen und senden
Profi-Tipp: Erstellen Sie Vorlagen für verschiedene Besprechungstypen (Team-Besprechungen, Kundengespräche, Einzelgespräche), um Zeit zu sparen und Konsistenz zu gewährleisten.
So erstellen Sie eine Besprechungseinladungsvorlage in Gmail
Methode 1: Gmail-Vorlagenfunktion
-
Vorlagen aktivieren:
- Öffnen Sie Gmail → Einstellungen (Zahnradsymbol) → Alle Einstellungen anzeigen
- Gehen Sie zur Registerkarte “Erweitert”
- “Vorlagen” aktivieren → Änderungen speichern
-
Vorlage erstellen:
- Neue E-Mail verfassen
- Schreiben Sie Ihre Besprechungsanfragevorlage
- Klicken Sie auf die drei Punkte (weitere Optionen)
- Wählen Sie “Vorlagen” → “Entwurf als Vorlage speichern” → “Als neue Vorlage speichern”
- Benennen Sie Ihre Vorlage
-
Vorlage verwenden:
- Neue E-Mail verfassen
- Klicken Sie auf die drei Punkte → Vorlagen → Wählen Sie Ihre gespeicherte Vorlage aus
- Für die jeweilige Besprechung anpassen
Methode 2: Google Kalender-Integration
-
Kalenderereignis erstellen:
- Öffnen Sie Google Kalender
- Klicken Sie auf “Erstellen”
- Fügen Sie Ereignisdetails und eine Tagesordnungsvorlage hinzu
- Als Entwurf speichern (noch nicht senden)
-
Für zukünftige Verwendung kopieren:
- Duplizieren Sie das Ereignis für zukünftige Besprechungen
- Ändern Sie die Details nach Bedarf
- Senden Sie Einladungen direkt aus dem Kalender
Optionen zur Vorlagenspeicherung:
- Verwenden Sie die integrierte Vorlagenfunktion von Gmail
- Speichern Sie sie in Google Docs für einfachen Zugriff
- Erstellen Sie Snippets in Texterweiterungstools
- Verwenden Sie Google Workspace-Vorlagen
Umgang mit Antworten: Vorlagen für jedes Szenario
Vorlage 16: Die E-Mail zur Besprechungsbestätigung
Hallo [Name],
Perfekt! Ich habe unsere Besprechung für [Tag, Datum] um [Uhrzeit] [Zeitzone] bestätigt. Ich freue mich auf unser Gespräch über [Besprechungsthema].
- Datum & Uhrzeit: [Vollständiges Datum und Uhrzeit mit Zeitzone]
- Dauer: [Erwartete Dauer]
- Ort/Link: [Physische Adresse oder Videokonferenzlink]
- Teilnehmer: [Liste der bestätigten Teilnehmer]
- [Tagesordnungspunkt 1]
- [Tagesordnungspunkt 2]
- [Tagesordnungspunkt 3]
- [Alle benötigten Materialien oder Vorbereitungen]
- [Dokumente, die im Voraus geprüft werden müssen]
- [Fragen oder Themen, die sie berücksichtigen sollten]
Ich habe eine Kalendereinladung mit allen Details verschickt, einschließlich des [Videokonferenzlinks/der Wegbeschreibung].
Müssen Sie den Termin verschieben? Lassen Sie es mich so schnell wie möglich wissen, und wir finden einen anderen Zeitpunkt, der passt.
Fragen vor unserem Treffen? Sie können gerne auf diese E-Mail antworten oder mich unter [Telefonnummer] anrufen.
Vielen Dank noch einmal, dass Sie sich Zeit für dieses Gespräch nehmen. Ich bin zuversichtlich, dass es für uns beide produktiv und wertvoll sein wird.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Kontaktinformationen]
Vorlage 17: Die höfliche “Follow-Up”-E-Mail (wenn keine Antwort erfolgt)
Hallo [Name],
Ich hoffe, Ihre Woche verläuft gut! Ich wollte meine E-Mail vom [Datum] über die Vereinbarung eines Termins zur Besprechung von [Thema] nachverfolgen.
Ich verstehe, wie voll Terminkalender sein können, deshalb dachte ich, ich melde mich noch einmal, falls meine ursprüngliche Nachricht im Trubel untergegangen ist.
Ich hoffe, [Dauer] einplanen zu können, um [kurzer Zweck der Besprechung] zu besprechen, und glaube, dass dies für [spezifischer Nutzen für den Empfänger] von Wert sein könnte.
Ich passe mich gerne Ihrem Zeitplan an und kann Folgendes anbieten:
- Verschiedene Besprechungslängen (15, 30 oder 45 Minuten)
- Verschiedene Formate (persönlich, Videoanruf oder Telefon)
- Mehrere Zeitoptionen im Laufe der Woche
Wenn eine Besprechung im Moment nicht das beste Format ist, sende ich Ihnen auch gerne:
- Stattdessen eine kurze Zusammenfassung per E-Mail
- Einen Termin für einen späteren Zeitpunkt, wenn es weniger hektisch ist
- Eine kurze telefonische Verbindung, wenn es passt
Überhaupt kein Druck - Ich weiß, dass sich Prioritäten verschieben und sich Kalender füllen. Wenn dies nicht der richtige Zeitpunkt oder die richtige Gelegenheit ist, verstehe ich das vollkommen.
Vielen Dank für die Berücksichtigung, und ich hoffe, bald von Ihnen zu hören, wenn es Ihr Zeitplan zulässt.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Telefonnummer]
[E-Mail]
Vorlage 18: Die E-Mail “Neuen Termin vorschlagen”
Hallo [Name],
Vielen Dank, dass Sie mir mitgeteilt haben, dass [ursprüngliches Datum/Uhrzeit] für unser Gespräch über [Besprechungsthema] nicht passt. Kein Problem - lassen Sie uns einen Zeitpunkt finden, der besser in Ihren Zeitplan passt.
- [Tag] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]
- [Tag] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]
- [Tag] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]
- [Tag] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]
- [Tag] von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]
- Ich kann früh morgens (ab [Uhrzeit]) oder spät nachmittags (nach [Uhrzeit])
- Gerne auch außerhalb der normalen Geschäftszeiten, wenn das einfacher ist
- Wir könnten die Besprechung auf [kürzere Dauer] verkürzen, wenn die Zeit knapp ist
Wenn Ihr Terminkalender wirklich voll ist, könnten wir auch:
- Stattdessen ein kurzes Telefongespräch führen
- Ein "Walking Meeting" abhalten, wenn Sie vor Ort sind
- Während Ihres Arbeitswegs oder Ihrer Mittagspause in Kontakt treten
Lassen Sie mich einfach wissen, was für Sie am besten passt, oder schlagen Sie ruhig ganz andere Zeiten vor. Ich möchte dies so bequem wie möglich für Ihren Zeitplan gestalten.
Vielen Dank für Ihre Flexibilität, und ich freue mich auf unser Gespräch, wann immer wir es einrichten können!
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Telefonnummer]
P.S. Wenn es einfacher ist, können Sie mich gerne unter [Telefonnummer] anrufen, und wir können den Zeitpunkt direkt festlegen.
