Reuniones presenciales vs. virtuales: ¿Cuál es mejor en 2025?

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  "headline": "Reuniones presenciales vs. virtuales: ¿Cuál es mejor en 2025?",
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En un mundo de equipos remotos y colaboración global, la pregunta de si reunirse en persona o virtualmente es más crítica que nunca. La revolución del trabajo híbrido ha cambiado fundamentalmente la forma en que abordamos las reuniones, lo que obliga a los líderes a tomar decisiones estratégicas sobre cuándo importa la presencia física y cuándo gana la eficiencia digital.

Esta guía desglosa los beneficios y desventajas reales de cada formato, ayudándole a tomar decisiones basadas en datos que mejoren la productividad, reduzcan los costos y mejoren la colaboración en equipo en el complejo entorno laboral actual.

## Guía rápida de decisiones: ¿presencial o virtual?

<div class="meeting-comparison-overview">
  <p><strong>¿Necesita una respuesta rápida?</strong> Utilice esta matriz de decisión para elegir el formato de reunión adecuado según sus objetivos y limitaciones específicos.</p>
</div>

<table class="quick-decision-table">
  <thead>
    <tr>
      <th>Elija la opción presencial si...</th>
      <th>Elija la opción virtual si...</th>
    </tr>
  </thead>
  <tbody>
    <tr>
      <td>El objetivo es construir relaciones</td>
      <td>El objetivo es compartir información rápidamente</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>El tema es delicado o complejo</td>
      <td>Los asistentes están dispersos geográficamente</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Necesita altos niveles de participación</td>
      <td>El presupuesto es una preocupación principal</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Es una sesión creativa de lluvia de ideas</td>
      <td>La reunión es una actualización de estado periódica</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Es fundamental generar confianza</td>
      <td>Necesita una programación flexible</td>
    </tr>
  </tbody>
</table>

Según el <a href="https://www.microsoft.com/en-us/worklab/work-trend-index" target="_blank" rel="nofollow">Índice de tendencias laborales de Microsoft</a>, el 73% de los trabajadores desean que las opciones de trabajo remoto flexibles continúen, mientras que el 67% también quiere más tiempo presencial con sus equipos. Estos datos resaltan la naturaleza matizada de las preferencias de reuniones modernas.

## El caso de las reuniones presenciales: el poder de la presencia

<div class="meeting-format-cards">
  <div class="meeting-card in-person">
    <div class="meeting-card-header">
      <h3>🤝 Ventajas cara a cara</h3>
    </div>
    <p>Las reuniones presenciales destacan cuando la conexión humana, la resolución de problemas complejos y la creación de confianza son prioridades.</p>
  </div>
</div>

#

## Creación de relaciones y confianza a través de la presencia física

![Professional business team in modern conference room having face-to-face meeting with laptops and documents](/assets/content/in-person-vs-virtual-meetings-content-1.webp)

La interacción cara a cara crea oportunidades que las reuniones virtuales simplemente no pueden replicar. El apretón de manos antes de una negociación, los descansos para tomar café compartidos que conducen a ideas innovadoras y las conversaciones informales que construyen relaciones profesionales duraderas: estos momentos suceden naturalmente en los espacios físicos.

<div class="stat-highlight">
  <span class="stat-number">55%</span>
  de la comunicación es lenguaje corporal, según una investigación de Albert Mehrabian
</div>

Una investigación de <a href="https://hbr.org/2017/10/a-face-to-face-request-is-34-times-more-successful-than-an-email" target="_blank" rel="nofollow">Harvard Business Review</a> muestra que las solicitudes cara a cara tienen 34 veces más éxito que las solicitudes por correo electrónico. Esta eficacia proviene de nuestra capacidad para leer microexpresiones, ajustar nuestro enfoque en tiempo real y construir conexiones emocionales que influyen en la toma de decisiones.

#

## Aprovechamiento de la comunicación no verbal

Las reuniones presenciales brindan acceso al espectro completo de la comunicación humana. El contacto visual establece confianza y atención, mientras que el lenguaje corporal revela los niveles de participación y las respuestas emocionales que informan cómo ajusta su mensaje. Estas señales no verbales son cruciales para:

<ul class="benefits-list">
  <li>Leer la dinámica de la sala durante las presentaciones</li>
  <li>Identificar cuándo alguien tiene inquietudes pero no habla</li>
  <li>Construir consenso a través de señales sociales sutiles</li>
  <li>Crear energía y entusiasmo a través de la presencia física</li>
  <li>Proporcionar descansos bienvenidos del tiempo frente a la pantalla y la fatiga digital</li>
</ul>

Para los equipos que trabajan en proyectos delicados o decisiones estratégicas complejas, considere usar herramientas de [grabación de reuniones](/features/meeting-recording) para capturar debates y decisiones clave, asegurando que no se pierda nada importante, incluso cuando la atención se centre en la interacción cara a cara.

#

## Colaboración creativa mejorada

Las pizarras blancas físicas, las notas adhesivas y la capacidad de reunirse espontáneamente alrededor de una pantalla crean dinámicas de colaboración que las herramientas virtuales luchan por igualar. La conciencia espacial de estar en la misma sala permite una toma de turnos natural, una interrupción y aclaración más fáciles, y el tipo de lluvia de ideas enérgica que conduce a innovaciones revolucionarias.

#

## Las desventajas a considerar

<ul class="drawbacks-list">
  <li>Gastos de viaje e inversión de tiempo significativos</li>
  <li>Flexibilidad de programación limitada debido a restricciones de ubicación</li>
  <li>Impacto ambiental del transporte</li>
  <li>Accesibilidad reducida para los miembros del equipo remoto</li>
  <li>Mayores costos de sede y catering</li>
</ul>

## El caso de las reuniones virtuales: eficiencia y accesibilidad

<div class="meeting-format-cards">
  <div class="meeting-card virtual">
    <div class="meeting-card-header">
      <h3>💻 Ventajas digitales</h3>
    </div>
    <p>Las reuniones virtuales brillan cuando la eficiencia, el control de costos y la accesibilidad global son las principales preocupaciones.</p>
  </div>
</div>

#

## Accesibilidad y conveniencia inigualables

![Person in home office participating in virtual video conference call with multiple participants on screen](/assets/content/in-person-vs-virtual-meetings-content-2.webp)

Las reuniones virtuales democratizan la participación al eliminar las barreras geográficas y físicas. Un ingeniero de software en San Francisco puede colaborar sin problemas con diseñadores en Londres y gerentes de producto en Tokio, todo dentro de la misma hora. Esta accesibilidad se extiende más allá de la geografía para incluir:

<ul class="benefits-list">
  <li>Adaptación para los miembros del equipo con discapacidades</li>
  <li>Barreras reducidas para los padres o cuidadores nuevos</li>
  <li>Participación más fácil para los miembros del equipo introvertidos</li>
  <li>Programación flexible en todas las zonas horarias</li>
  <li>Eliminación de las emisiones de carbono relacionadas con los viajes</li>
</ul>

#

## Importantes ventajas en cuanto a la eficiencia de los costos

Los beneficios financieros de las reuniones virtuales son sustanciales y medibles. La <a href="https://www.statista.com/statistics/1103421/covid-business-travel-costs-change/" target="_blank" rel="nofollow">investigación de Statista</a> indica que las empresas ahorraron un promedio del 87% en costos de viaje durante los períodos pico de trabajo remoto.

<div class="stat-highlight">
  <span class="stat-number">$1,300</span>
  costo promedio por viaje de negocios en los EE. UU. (incluidos el pasaje aéreo, el hotel y las comidas)
</div>

Más allá de los ahorros de costos directos, las reuniones virtuales ofrecen:

- Cero tarifas de alquiler de sedes
- Sin gastos de catering o alojamiento
- Inversión de tiempo reducida (no se requieren viajes)
- Menor huella de carbono e impacto ambiental
- Capacidad para grabar sesiones para referencia futura
- Formatos de sesión más cortos y enfocados

Para las organizaciones que buscan optimizar sus flujos de trabajo de reuniones virtuales, las capacidades de [grabación de pantalla](/features/screen-recording) pueden mejorar las presentaciones y crear valiosos materiales de referencia para los miembros del equipo que no pudieron asistir a las sesiones en vivo.

#

## Documentación y seguimiento mejorados

Las reuniones virtuales sobresalen en la creación de registros detallados de decisiones y elementos de acción. Las funciones de grabación integradas, las transcripciones automatizadas y las herramientas de colaboración digital facilitan el seguimiento del progreso y garantizan la rendición de cuentas. Muchos equipos descubren que las reuniones virtuales en realidad mejoran sus prácticas de documentación en comparación con las sesiones tradicionales en persona.

#

## Las desventajas a considerar

<ul class="drawbacks-list">
  <li>Desafíos técnicos y problemas de conectividad</li>
  <li>Potencial de distracciones en entornos domésticos</li>
  <li>"Fatiga de Zoom" y fatiga de reuniones por tiempo prolongado frente a la pantalla</li>
  <li>Capacidad reducida para leer la comunicación no verbal</li>
  <li>Desafíos con la colaboración espontánea y la creatividad</li>
  <li>Estrés mental por la interacción digital prolongada</li>
</ul>

## Cara a cara: una comparación directa de las diferencias clave

Comprender cómo se desempeñan las reuniones presenciales y virtuales en todas las dimensiones críticas ayuda a informar su proceso de toma de decisiones.

<div class="comparison-grid">
  <div class="comparison-item">
    <h4>Dinámica de la comunicación</h4>
    <p><strong>Presencial:</strong> Comunicación no verbal completa, flujo de conversación natural, interrupción y aclaración más fáciles</p>
    <p><strong>Virtual:</strong> Lenguaje corporal limitado, potencial de hablar uno sobre otro, pero mayor enfoque en el contenido verbal</p>
  </div>
  
  <div class="comparison-item">
    <h4>Participación y enfoque de los asistentes</h4>
    <p><strong>Presencial:</strong> Mayor participación a través de la presencia física, pero potencial de conversaciones paralelas y distracciones</p>
    <p><strong>Virtual:</strong> Puede estar más enfocado debido a la reducción de distracciones, pero también es más fácil realizar múltiples tareas y perder la atención</p>
  </div>
  
  <div class="comparison-item">
    <h4>Consideraciones presupuestarias y ROI</h4>
    <p><strong>Presencial:</strong> Altos costos de viaje, sede y tiempo, pero potencialmente mayor impacto para la construcción de relaciones</p>
    <p><strong>Virtual:</strong> Costos directos mínimos, alta escalabilidad, excelente ROI para reuniones de intercambio de información</p>
  </div>
  
  <div class="comparison-item">
    <h4>Impacto ambiental</h4>
    <p><strong>Presencial:</strong> Huella de carbono significativa de los viajes, especialmente para los viajes aéreos</p>
    <p><strong>Virtual:</strong> Impacto ambiental mínimo, apoyo a los objetivos de sostenibilidad</p>
  </div>
</div>

Una investigación de <a href="https://www.nature.com/articles/s41598-021-92182-5" target="_blank" rel="nofollow">Nature Communications</a> encontró que las reuniones virtuales pueden reducir las emisiones de carbono hasta en un 94% en comparación con las reuniones presenciales que requieren viajes aéreos, lo que las convierte en una herramienta crucial para las organizaciones con conciencia ambiental.

## El factor decisivo: cómo elegir el formato de reunión adecuado

Tomar la decisión correcta entre reuniones presenciales y virtuales requiere una evaluación sistemática de su contexto y objetivos específicos.

<div class="decision-steps">
  <div class="decision-step">
    <h4>Defina el propósito y los objetivos de su reunión</h4>
    <p><strong>Para debates y tomas de decisiones complejas:</strong> Elija la opción presencial. Las conversaciones naturales y la lectura del lenguaje corporal promueven una colaboración y resolución de problemas más sólidas.</p>
    <p><strong>Para la difusión de información simple:</strong> Elija la opción virtual. Las sesiones pueden ser más cortas, más enfocadas y grabarse de manera eficiente para referencia futura.</p>
    <p><strong>Para la creación de relaciones y los lanzamientos de ventas:</strong> Elija la opción presencial. La creación de confianza y la buena relación se benefician de la presencia física y las conexiones más sólidas.</p>
    <p><strong>Para capacitación y seminarios web:</strong> Elija la opción virtual. Mejor escalabilidad, entrega de contenido consistente y eliminación de costos de viaje.</p>
  </div>
  
  <div class="decision-step">
    <h4>Considere a sus asistentes y sus ubicaciones</h4>
    <p><strong>Para asistentes dispersos:</strong> Elija la opción virtual si los participantes están dispersos geográficamente, pero asegúrese de que todos tengan tecnología confiable y conexiones a Internet estables.</p>
    <p><strong>Para equipos locales:</strong> Considere la opción presencial cuando la mayoría de los participantes se encuentren en la misma ubicación y puedan beneficiarse de la interacción cara a cara.</p>
    <p>Evalúe la distribución geográfica de los participantes, su comodidad con la tecnología y cualquier necesidad de accesibilidad. Si más del 50% de los asistentes necesitarían viajar, las reuniones virtuales a menudo brindan un mejor valor y tasas de participación.</p>
  </div>
  
  <div class="decision-step">
    <h4>Analice su presupuesto y las limitaciones logísticas</h4>
    <p><strong>Para la reducción de costos y el ahorro de tiempo:</strong> Elija las reuniones virtuales. Eliminan los gastos de viaje, los costos de la sede y reducen la inversión de tiempo al tiempo que mantienen una comunicación efectiva.</p>
    <p><strong>Para interacciones más enriquecedoras:</strong> Elija la opción presencial cuando los recursos permitan una participación más profunda, relaciones más sólidas y una colaboración más natural.</p>
    <p>Calcule el costo total de propiedad, incluidos los viajes, la sede, la inversión de tiempo y los costos de oportunidad. Considere si los beneficios adicionales de la interacción en persona justifican la mayor inversión.</p>
  </div>
</div>

Para los equipos que administran horarios de reuniones complejos y seguimientos, [análisis de video](/features/video-analytics) puede ayudar a rastrear los patrones de participación y optimizar los formatos de reuniones futuras en función de los datos de participación reales.

## Abordar la fatiga de las reuniones y las preocupaciones sobre el tiempo frente a la pantalla

Un factor crítico que a menudo se pasa por alto en las decisiones sobre el formato de la reunión es el impacto en el bienestar de los participantes y la participación sostenida.

#

## El desafío del tiempo frente a la pantalla

Las reuniones virtuales contribuyen a lo que los investigadores llaman "fatiga de Zoom", el agotamiento mental que proviene del tiempo prolongado frente a la pantalla y la carga cognitiva de administrar las videollamadas. Esta fatiga puede afectar significativamente:

- **Períodos de atención** durante las sesiones virtuales más largas
- **Calidad de la toma de decisiones** a medida que la energía mental se agota
- **Satisfacción laboral general** y equilibrio entre la vida laboral y personal
- **Salud física** por estar sentado y expuesto a la pantalla durante mucho tiempo

#

## Combinación estratégica de reuniones

Las organizaciones con visión de futuro están implementando enfoques estratégicos para equilibrar la eficiencia con el bienestar:

- **Descansos sin pantalla:** Programar reuniones presenciales para proporcionar alivio de la sobrecarga digital
- **Optimización de la duración de la reunión:** Mantener las sesiones virtuales más cortas y enfocadas
- **Rotación híbrida:** Alternar entre formatos virtuales y presenciales para reducir la fatiga de la pantalla
- **Consideraciones de bienestar:** Tener en cuenta los niveles de energía de los participantes en las decisiones sobre el formato de la reunión

## Soluciones de reuniones híbridas: lo mejor de ambos mundos

Muchas organizaciones están descubriendo que la solución óptima no es elegir entre presencial o virtual, sino crear experiencias de reuniones híbridas efectivas. Este enfoque permite que algunos participantes asistan físicamente mientras que otros se unen virtualmente, aunque requiere una planificación cuidadosa para garantizar la participación equitativa.

Las consideraciones clave para las reuniones híbridas exitosas incluyen:

- Equipo de audio y video de alta calidad para participantes remotos
- Técnicas de facilitación que involucren tanto a los asistentes presenciales como a los virtuales
- Plataformas tecnológicas que admiten una colaboración fluida
- Protocolos claros para la participación y la interacción

Para las organizaciones que implementan soluciones híbridas, [grabación de reuniones](/features/meeting-recording) se vuelve esencial para garantizar que todos los participantes tengan acceso a la misma información, independientemente de su formato de asistencia.

## Preferencias de reuniones específicas de la industria

Diferentes industrias han desarrollado distintas preferencias basadas en sus necesidades únicas de colaboración y normas culturales.

**Empresas de tecnología:** Favorecen en gran medida las reuniones virtuales para las operaciones diarias, con reuniones trimestrales en persona para la planificación estratégica y la creación de equipos.

**Organizaciones de ventas:** Mantienen una fuerte preferencia por las reuniones con clientes en persona, mientras que utilizan formatos virtuales para las actualizaciones y la capacitación internas del equipo.

**Atención médica:** Creciente adopción de reuniones virtuales con fines administrativos, manteniendo al mismo tiempo los requisitos presenciales para la atención al paciente y las consultas médicas complejas.

**Agencias creativas:** Prefieren la colaboración en persona para la lluvia de ideas y el desarrollo creativo, con reuniones virtuales para las actualizaciones de los clientes y la gestión de proyectos.

## Preguntas frecuentes

<div class="faq-accordion" id="meeting-faq">
  <div class="faq-item">
    <button class="faq-question">¿Por qué las reuniones presenciales a menudo se consideran mejores que las virtuales?</button>
    <div class="faq-answer">
      <p>Las reuniones presenciales sobresalen en el fomento de relaciones profundas y permiten la interpretación de señales no verbales como el lenguaje corporal, lo cual es crucial para negociaciones complejas y la creación de confianza. La presencia física crea vínculos psicológicos y permite una colaboración espontánea que es difícil de replicar virtualmente.</p>
    </div>
  </div>
  
  <div class="faq-item">
    <button class="faq-question">¿Cuáles son los principales beneficios de las reuniones virtuales frente a las presenciales?</button>
    <div class="faq-answer">
      <p>Los principales beneficios de las reuniones virtuales son la eficiencia de costos (sin gastos de viaje), la accesibilidad para una audiencia global, una mayor flexibilidad de programación y un menor impacto ambiental. Las reuniones virtuales también ofrecen mejores capacidades de documentación y en realidad pueden aumentar el enfoque para las sesiones de intercambio de información.</p>
    </div>
  </div>
  
  <div class="faq-item">
    <button class="faq-question">¿Puede una reunión virtual ser tan efectiva como una presencial?</button>
    <div class="faq-answer">
      <p>Sí, para objetivos específicos como la difusión de información, la capacitación o las actualizaciones de estado periódicas, una reunión virtual bien administrada puede ser tan, o incluso más, efectiva que una presencial. La clave es hacer coincidir el formato de la reunión con el resultado previsto y garantizar una facilitación adecuada.</p>
    </div>
  </div>
  
  <div class="faq-item">
    <button class="faq-question">¿Cómo hacer que las reuniones virtuales sean más atractivas?</button>
    <div class="faq-answer">
      <p>Aumente la participación en las reuniones virtuales a través de encuestas interactivas, salas de reuniones, pantalla compartida para documentos colaborativos, agendas claras con límites de tiempo y alentando el uso de la cámara. Los registros de entrada regulares y los formatos de presentación variados también ayudan a mantener la atención y la participación.</p>
    </div>
  </div>
  
  <div class="faq-item">
    <button class="faq-question">¿Cuál es el futuro de los formatos de reunión en entornos de trabajo híbridos?</button>
    <div class="faq-answer">
      <p>Es probable que el futuro involucre la selección inteligente del formato de reunión en función del propósito, con herramientas de IA que ayuden a optimizar la elección entre formatos presenciales, virtuales e híbridos. Las organizaciones desarrollarán pautas más sofisticadas para cuándo cada formato proporciona el mayor valor.</p>
    </div>
  </div>
</div>

## Medición de la efectividad de la reunión: métricas clave para rastrear

Independientemente del formato, las reuniones exitosas deben medirse en función de objetivos claros. Los indicadores clave de rendimiento incluyen:

- **Velocidad de la decisión:** Qué tan rápido se toman e implementan las decisiones importantes
- **Participación del participante:** Tasas de contribución activa y finalización de acciones de seguimiento
- **Costo por resultado:** Inversión total dividida por los objetivos alcanzados
- **Puntuaciones de satisfacción:** Comentarios de los participantes sobre el valor y la experiencia de la reunión
- **Finalización de elementos de acción:** Porcentaje de tareas comprometidas completadas a tiempo

Las organizaciones que utilizan [grabación de pantalla](/features/screen-recording) para reuniones virtuales pueden analizar los patrones de participación y optimizar los formatos de sesión futuros en función de los datos de participación.

## Conclusión: No es mejor ni peor, se trata de la opción correcta

La pregunta no es si las reuniones presenciales o virtuales son superiores: ambos formatos tienen fortalezas distintas que sirven para diferentes propósitos en las organizaciones modernas. Los equipos más exitosos desarrollan criterios claros para elegir entre formatos basados en los objetivos de la reunión, las necesidades de los participantes y los recursos disponibles.

**Elija la opción presencial** cuando la creación de relaciones, la resolución de problemas complejos o las discusiones delicadas requieran el espectro completo de la comunicación y colaboración humanas.

**Elija la opción virtual** cuando la eficiencia, el control de costos, la accesibilidad y la escalabilidad sean los principales impulsores de los objetivos de su reunión.

**Elija la opción híbrida** cuando necesite equilibrar los beneficios de ambos formatos al tiempo que se adapta a las diversas preferencias y limitaciones de los participantes.

El futuro del trabajo no se trata de elegir bandos en el debate virtual versus presencial, se trata de tomar decisiones estratégicas que optimicen los resultados para su contexto y objetivos específicos.

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*¿Cuál es la experiencia de su equipo con las reuniones presenciales frente a las virtuales? Comparta sus ideas y enfoques preferidos para diferentes tipos de reuniones en los comentarios a continuación.*

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    faqQuestions.forEach(function(question) {
      question.addEventListener('click', function() {
        const answer = this.nextElementSibling;
        const isCurrentlyActive = this.classList.contains('active');
        
        // Close all FAQ items
        faqQuestions.forEach(function(otherQuestion) {
          otherQuestion.classList.remove('active');
          const otherAnswer = otherQuestion.nextElementSibling;
          if (otherAnswer) {
            otherAnswer.classList.remove('active');
          }
        });
        
        // Open clicked item if it wasn't already active
        if (!isCurrentlyActive && answer) {
          this.classList.add('active');
          answer.classList.add('active');
        }
      });
    });
  }
  
  // Initialize all interactive components
  try {
    initFAQAccordion();
    console.log('All components initialized successfully');
  } catch (error) {
    console.error('Error initializing components:', error);
  }
});
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{
  "@context": "https://schema.org",
  "@type": "HowTo",
  "name": "Cómo elegir entre reuniones presenciales y virtuales",
  "description": "Guía paso a paso para seleccionar el formato de reunión adecuado para su equipo y objetivos",
  "step": [
    {
      "@type": "HowToStep",
      "name": "Defina el propósito y los objetivos de su reunión",
      "text": "Identifique si la reunión es para una lluvia de ideas, el intercambio de información, la creación de relaciones o la capacitación para determinar el formato óptimo"
    },
    {
      "@type": "HowToStep", 
      "name": "Considere a sus asistentes y sus ubicaciones",
      "text": "Evalúe la distribución geográfica, la comodidad con la tecnología y las necesidades de accesibilidad de todos los participantes"
    },
    {
      "@type": "HowToStep",
      "name": "Analice el presupuesto y las limitaciones logísticas",
      "text": "Calcule los costos totales, incluidos los viajes, la sede, la inversión de tiempo y los costos de oportunidad para determinar el ROI"
    }
  ]
}
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<script type="application/ld+json">
{
  "@context": "https://schema.org",
  "@type": "FAQPage",
  "mainEntity": [
    {
      "@type": "Question",
      "name": "¿Por qué las reuniones presenciales a menudo se consideran mejores que las virtuales?",
      "acceptedAnswer": {
        "@type": "Answer",