Comment utiliser Otter.ai avec Zoom, Google Meet et Teams

Cet article explore Otter.ai, un logiciel qui utilise l’intelligence artificielle (IA) pour automatiser la transcription des réunions et la prise de notes sur les plateformes de visioconférence populaires comme Zoom, Google Meet et Microsoft Teams. Nous allons approfondir les fonctionnalités de base d’Otter.ai et explorer comment il peut rationaliser votre flux de travail de réunion et améliorer la productivité globale.

Introduction

Avez-vous déjà quitté une réunion avec l’impression d’avoir passé plus de temps à griffonner frénétiquement qu’à participer activement ? La prise de notes traditionnelle peut être une véritable épreuve. Jongler avec la capture des points clés, la saisie des actions à entreprendre et le suivi des orateurs peut vous laisser dépassé et à la traîne.

Mais s’il existait une meilleure solution ? Découvrez Otter.ai, votre guichet unique pour des notes de réunion sans effort. Otter.ai exploite la puissance de l’IA pour transformer vos réunions. Imaginez une transcription en temps réel qui capture chaque mot, des résumés basés sur l’IA qui mettent en évidence les points les plus importants, et l’identification des orateurs pour que vous ne manquiez jamais qui a dit quoi.

Maintenant, prenez cet outil puissant et intégrez-le de manière transparente avec Zoom, Google Meet et Microsoft Teams. L’utilisation d’Otter.ai avec votre plateforme de visioconférence préférée ouvre un tout nouveau niveau de productivité de réunion. Concentrez-vous sur la discussion, pas sur le bloc-notes, et profitez des avantages suivants :

• Concentration accrue : Libérez-vous du fardeau de la prise de notes et participez activement à la conversation.
• Amélioration de la précision : Ne vous inquiétez plus de manquer un point clé grâce à la transcription en temps réel d’Otter.
• Collaboration améliorée : Partagez et collaborez facilement avec vos collègues sur les notes de réunion.
• Flux de travail rationalisé : Gagnez du temps et des efforts grâce à l’enregistrement automatisé et aux résumés basés sur l’IA.

Préparez-vous à abandonner le stylo et le papier et à adopter une nouvelle ère de notes de réunion rationalisées avec Otter.ai !

Premiers pas avec Otter.ai : Inscription facile et intégration du calendrier

La conquête de vos notes de réunion commence par un compte Otter.ai gratuit. Voici un guide rapide pour vous aider à démarrer en quelques minutes :

1. Rendez-vous sur https://otter.ai/ et cliquez sur « S’inscrire ». Vous pouvez créer votre compte en utilisant votre adresse e-mail ou une option de connexion Google pratique.
2. Suivez les instructions à l’écran pour terminer votre inscription. Le processus est rapide et indolore !

Maintenant, pour débloquer la magie de la détection automatique des réunions, connectons votre calendrier à Otter.ai :

1. Connectez-vous à votre compte Otter.ai.
2. Accédez aux Paramètres. Vous les trouverez généralement en cliquant sur l’icône de votre profil ou sur une icône d’engrenage dans le coin supérieur droit.
3. Recherchez la section Intégrations dans les paramètres.
4. Vous verrez des options pour connecter des plateformes de calendrier populaires comme Google Calendar et Outlook. Choisissez celle que vous utilisez.
5. Accordez à Otter.ai l’accès à vos événements de calendrier en suivant les instructions d’autorisation spécifiques à votre fournisseur de calendrier. Il s’agit d’un processus sécurisé qui permet à Otter.ai d’analyser votre emploi du temps pour les réunions à venir.

Félicitations ! Une fois votre calendrier connecté, Otter.ai détectera automatiquement vos réunions et vous permettra de les rejoindre de manière transparente pour une transcription en temps réel. Plus besoin de vous démener pour configurer des enregistrements : Otter.ai sera prêt et attendra pour capturer chaque mot.

Utilisation d’OtterPilot pour la prise de notes automatique

OtterPilot fait passer votre expérience de réunion au niveau supérieur. Cet assistant intelligent automatise l’ensemble du processus de prise de notes, vous permettant de vous engager pleinement dans la discussion.

Imaginez un assistant IA qui rejoint vos réunions à votre place, transcrit tout en temps réel et capture même les diapositives partagées ! C’est la puissance d’OtterPilot. Actuellement, OtterPilot s’intègre de manière transparente avec Zoom, Google Meet et Microsoft Teams, ce qui en fait l’outil ultime pour un flux de travail vraiment rationalisé sur toutes vos plateformes de visioconférence.

Activation de la participation automatique aux réunions :

1. Accédez aux paramètres de votre compte Otter.ai (reportez-vous aux étapes précédentes pour obtenir des instructions).
2. Repérez la section OtterPilot dans les paramètres.
3. Activez OtterPilot pour les plateformes que vous utilisez (Zoom, Google Meet, Teams). Cela implique généralement d’accorder à Otter les autorisations nécessaires pour rejoindre vos réunions sur chaque plateforme.
4. Asseyez-vous et détendez-vous ! Une fois OtterPilot activé, vous n’aurez plus besoin de démarrer manuellement les enregistrements. Lorsqu’une réunion de votre calendrier connecté arrive, OtterPilot se joindra automatiquement, commencera la transcription et capturera tous les détails importants.

Personnalisation d’OtterPilot selon vos besoins :

OtterPilot n’est pas une solution universelle. Vous pouvez personnaliser son comportement en fonction de vos préférences :

• Partage automatique des notes : Décidez si vous souhaitez qu’OtterPilot partage automatiquement les notes de réunion avec les participants après la session.
• Préférences de notification : Choisissez de recevoir des alertes lorsqu’OtterPilot rejoint une réunion ou termine la transcription.

En personnalisant ces paramètres, vous pouvez vous assurer qu’OtterPilot fonctionne de manière transparente avec votre flux de travail et vous tient informé sans vous surcharger de notifications.

Enregistrement manuel des réunions avec Otter.ai

Bien qu’OtterPilot excelle en enregistrement automatique, il peut y avoir des situations où vous avez besoin de plus de contrôle. Otter.ai permet l’enregistrement manuel, ce qui vous donne de la flexibilité pour différents scénarios.

Ajout d’URL de réunion :

1. Ouvrez votre tableau de bord Otter.ai.
2. Cliquez sur le bouton « Enregistrer » situé près du haut de la page (généralement à côté de « Importer »).
3. Au lieu de démarrer un nouvel enregistrement à partir de zéro, choisissez l’option « Rejoindre une réunion ».
4. Une fenêtre contextuelle apparaîtra. Ici, vous pouvez coller l’URL de la réunion directement à partir de votre invitation Zoom, Google Meet ou Teams.
5. Cliquez sur « Rejoindre » et Otter.ai commencera à enregistrer la réunion, en transcrivant tout en temps réel.

Téléchargement de fichiers audio existants :

Peut-être avez-vous un fichier audio de réunion préenregistré que vous souhaitez qu’Otter.ai transcrive. Pas de problème !

1. Cliquez sur le bouton « Importer » sur votre tableau de bord Otter.ai.
2. Sélectionnez « Télécharger audio/vidéo ».
3. Accédez à l’explorateur de fichiers de votre appareil et choisissez le fichier audio de réunion préenregistré.
4. Cliquez sur « Ouvrir » et Otter.ai téléchargera le fichier pour la transcription. Bien que les fonctionnalités en temps réel ne soient pas disponibles pour les fichiers préenregistrés, Otter.ai fournira toujours sa magie impressionnante de transcription basée sur l’IA.

Fonctionnalités d’Otter.ai pour des notes de réunion améliorées

Otter.ai va au-delà de la simple transcription, offrant une suite de fonctionnalités qui élèvent vos notes de réunion à un tout autre niveau. Explorons quelques-uns des outils qui transformeront la façon dont vous capturez et utilisez le contenu des réunions :

1. Transcription en temps réel et identification des orateurs :

Fini le temps de déchiffrer une écriture illisible ! Otter.ai fournit une transcription en temps réel, vous permettant de voir la conversation se dérouler à l’écran mot pour mot. De plus, grâce à l’identification des orateurs, vous saurez toujours qui a dit quoi, éliminant ainsi la confusion et garantissant une attribution claire des idées.

2. Modification et mise en évidence des points clés :

Parfois, la transcription brute peut avoir besoin d’être peaufinée. Les outils d’édition d’Otter.ai vous permettent de peaufiner le texte, de corriger les erreurs et de garantir la précision. Mais qu’en est-il de ces points essentiels ? La fonctionnalité de mise en évidence vous permet de marquer les points importants, ce qui les rend faciles à trouver et à référencer ultérieurement.

3. Partage et collaboration facilités :

Les outils de collaboration intuitifs sont essentiels sur le lieu de travail actuel. Otter.ai favorise le travail d’équipe en vous permettant de partager facilement les notes de réunion avec vos collègues. Accordez l’accès, invitez d’autres personnes à modifier et travaillez ensemble pour créer un enregistrement complet de la discussion.

4. Actions à entreprendre à portée de main :

Les réunions génèrent souvent des listes de tâches. Otter.ai vous aide à rester au courant des actions à entreprendre en identifiant automatiquement les tâches potentielles dans la transcription. Cela vous fait gagner du temps en éliminant le besoin de créer manuellement une liste distincte et garantit que tout le monde est clair sur les prochaines étapes.

5. Puissantes capacités de recherche :

Avez-vous déjà oublié un point crucial d’une réunion, mais vous vous souvenez d’un mot-clé ou d’une expression ? Pas de soucis ! La fonctionnalité de recherche robuste d’Otter.ai vous permet de parcourir rapidement les notes transcrites pour trouver exactement ce que vous recherchez. Cela facilite la révision des réunions passées et vous aide à exploiter le contenu précieux des réunions longtemps après la fin de la session.

En exploitant ces fonctionnalités, Otter.ai transforme vos notes de réunion d’un enregistrement statique à une ressource dynamique et interactive qui vous donne, à vous et à votre équipe, les moyens d’agir.

Optimisation de votre flux de travail avec Otter.ai

Bien qu’Otter.ai offre un ensemble de fonctionnalités robustes, des actions spécifiques peuvent encore rationaliser votre processus de prise de notes de réunion et améliorer l’efficacité globale de votre flux de travail. Voici quelques conseils pratiques à prendre en compte :

1. Utilisez l’extension Chrome Otter** :** Rationalisez l’accès aux fonctionnalités d’Otter.ai directement dans votre navigateur Web. En installant l’extension Chrome, vous pouvez lancer des enregistrements, accéder aux notes de réunion et profiter d’autres fonctionnalités sans avoir à quitter votre page Web actuelle. Cela peut être particulièrement utile lorsque vous rejoignez des réunions directement depuis votre calendrier dans une interface Web.
2. Maîtrisez les raccourcis clavier : Pour les utilisateurs fréquents d’Otter.ai, la familiarité avec les raccourcis clavier peut considérablement améliorer la vitesse de navigation et l’efficacité globale. Explorez les raccourcis clavier disponibles (accessibles via les paramètres d’Otter.ai ou la documentation d’aide) et intégrez ceux qui sont les plus pertinents pour votre flux de travail. Cela peut inclure des raccourcis pour des actions telles que le démarrage/l’arrêt des enregistrements, les commandes de lecture, les fonctions d’édition de texte et l’attribution des orateurs.
3. Explorez les intégrations avec les outils de productivité : La puissance d’Otter.ai peut être encore amplifiée en l’intégrant à d’autres applications que vous utilisez régulièrement. En fonction de votre flux de travail spécifique et de vos outils préférés, Otter.ai peut proposer des intégrations avec des plateformes de gestion de projet, des logiciels de gestion des tâches ou des applications de calendrier. Ces intégrations peuvent permettre un transfert de données transparent et des flux de travail automatisés, tels que la création automatique de tâches dans votre système de gestion de projet en fonction des actions à entreprendre identifiées dans la transcription de la réunion.

En mettant en œuvre ces suggestions, vous pouvez exploiter tout le potentiel d’Otter.ai et l’intégrer de manière transparente à votre flux de travail existant, en maximisant l’efficacité et en garantissant une expérience de prise de notes de réunion plus productive.

Conclusion

Cet article de blog a exploré comment Otter.ai peut considérablement améliorer votre expérience de prise de notes de réunion sur les plateformes de visioconférence populaires comme Zoom, Google Meet et Microsoft Teams.

En exploitant les fonctionnalités de base d’Otter.ai, vous pouvez :

• Obtenir une concentration accrue pendant les réunions en éliminant le besoin de prise de notes manuelle.
• Garantir une plus grande précision dans la capture des détails de la réunion grâce à la transcription en temps réel et à l’identification des orateurs.
• Favoriser la collaboration en partageant et en modifiant facilement les notes de réunion avec vos collègues.
• Augmenter la productivité globale grâce à des fonctionnalités telles que l’extraction automatisée des actions à entreprendre et de puissantes capacités de recherche.

Otter.ai offre un niveau gratuit avec des fonctionnalités généreuses pour vous aider à démarrer. Des plans d’abonnement payants sont disponibles pour les utilisateurs qui ont besoin de fonctionnalités supplémentaires telles qu’une capacité de stockage accrue, des durées de réunion prolongées ou des fonctionnalités de collaboration d’équipe avancées.

Nous vous encourageons à explorer Otter.ai et à découvrir comment son mélange unique de transcription basée sur l’IA, de fonctionnalités intelligentes et d’intégrations transparentes peut révolutionner la façon dont vous capturez, gérez et utilisez les notes de réunion. Dites adieu aux inefficacités de la prise de notes traditionnelle et adoptez une nouvelle ère de réunions rationalisées avec Otter.ai.