I 10 migliori modelli di verbale di riunione

Abbandona il caos delle riunioni e sprigiona il potere dell’organizzazione! I verbali delle riunioni sono la chiave per discussioni mirate, decisioni chiare e un follow-through senza intoppi. Se sei pronto a trasformare le tue riunioni da perdite di tempo a generatori di azioni, sei nel posto giusto.

Le tue riunioni ti sembrano un buco nero per tempo e produttività? Passi un’ora a discutere di cose, ma dopo nessuno ricorda le decisioni chiave o le azioni da intraprendere. Ti suona familiare?

Questo è un problema comune, ma non deve essere necessariamente così. Dei verbali di riunione ben redatti sono l’arma segreta per mantenere le tue riunioni concentrate, organizzate e produttive. Forniscono una chiara registrazione di ciò che è stato discusso, quali decisioni sono state prese e chi è responsabile di cosa. In breve, assicurano che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e che vadano avanti.

Ma, siamo onesti, prendere appunti dettagliati durante una riunione può essere una sfida. È qui che entrano in gioco i modelli di verbale di riunione. Questi documenti pre-formattati forniscono una struttura per catturare tutte le informazioni essenziali. Con un modello in mano, prendere appunti diventa un gioco da ragazzi e puoi concentrarti sul mantenere la riunione in carreggiata.

Cosa rende eccezionale un modello di verbale di riunione

Non tutti i modelli di verbale di riunione sono creati uguali. I migliori includono determinati componenti essenziali per garantire che catturino tutto ciò che è importante e aiutino nel follow-through post-riunione. Ecco cosa ti serve:

• Data, ora e luogo: registra il contesto della riunione, soprattutto quando si guarda indietro nel tempo.
• Presenti/Assenti: stabilisce chi era presente al processo decisionale e chi potrebbe aver bisogno di essere aggiornato separatamente.
• Argomenti all’ordine del giorno: fornisce una struttura per la riunione e aiuta a tenere traccia di dove le cose sono andate fuori strada (se è successo).
• Punti chiave di discussione: un riassunto dei punti principali trattati in ciascun punto all’ordine del giorno.
• Decisioni prese: la sezione più importante! Delinea chiaramente le decisioni prese durante la riunione.
• Azioni da intraprendere (con responsabili e scadenze): è qui che trasformi le decisioni in azioni concrete. Ogni passaggio deve avere un responsabile designato e una scadenza per il completamento.
• Sezione note: uno spazio per eventuali osservazioni aggiuntive, domande sollevate o punti da rivisitare in seguito.

Ricorda, un ottimo modello semplifica la presa di appunti e ti assicura di acquisire le informazioni necessarie per trasformare le tue riunioni in centrali produttive!

I 10 migliori modelli di verbale di riunione

Modello n. 1: Il “Classico”

Scopo:

• Adatto per riunioni di routine con una struttura chiara.
• Ideale quando la priorità principale è acquisire decisioni e assegnare compiti.

Sezioni:

• Data: registra la data della riunione.
• Ora: orario di inizio e fine della riunione.
• Luogo: dove si tiene la riunione (sala fisica, link per videoconferenza, ecc.).
• Presenti: elenco delle persone presenti.
• Assenti: elenco delle persone previste ma non presenti.
• Ordine del giorno: un elenco pre-distribuito di argomenti di discussione.
• [Punto all’ordine del giorno 1], [Punto all’ordine del giorno 2]…: singoli punti di discussione.
• Note: elementi chiave, decisioni prese o punti che richiedono ulteriori indagini.
• Azioni da intraprendere: compiti specifici derivanti dalla riunione.
  • [Azione da intraprendere]: breve descrizione del compito.
  • (Responsabile): nome della persona responsabile del completamento del compito.
  • (Scadenza): data entro la quale il compito deve essere completato.

Come usarlo

1. Personalizza: valuta se hai bisogno di sezioni aggiuntive in base alle tue tipiche esigenze di riunione.
2. Prepara: completa i campi prima della riunione. Distribuisci l’ordine del giorno in anticipo.
3. Durante la riunione: prendi appunti, registra le decisioni e definisci chiaramente le azioni da intraprendere.
4. Dopo la riunione: distribuisci il modello aggiornato come verbale della riunione.

Esempio:

• Data: 21 marzo 2024
• Ora: 13:00 - 14:00 PST
• Luogo: Sala conferenze B
• Presenti: Jane Smith, John Doe, Sarah Anderson
• Assenti:
• Ordine del giorno:
  • Aggiornamento sullo stato del progetto
  • Revisione del budget
• Note:
  • Progetto nei tempi previsti, alcuni lievi ritardi nell’approvvigionamento
  • Il budget necessita di un attento monitoraggio per il prossimo trimestre
• Azioni da intraprendere:
  • Ottieni preventivi dai fornitori per gli articoli in ritardo - (John Doe) - (24 marzo)
  • Prepara un’analisi dettagliata del budget - (Sarah Anderson) - (28 marzo)

Modello n. 2: Il “Concentrato sulle decisioni”

Scopo:

• Progettato per riunioni in cui l’obiettivo principale è raggiungere decisioni chiare.
• Dà priorità al monitoraggio del ragionamento alla base delle decisioni per riferimento futuro.

Sezioni:

• Data: registra la data della riunione.
• Ora: orario di inizio e fine della riunione.
• Luogo: dove si tiene la riunione (sala fisica, link per videoconferenza, ecc.).
• Presenti: elenco delle persone presenti.
• Assenti: elenco delle persone previste ma non presenti.
• Decisioni prese:
  • [Decisione 1] - (Motivazione): indica la decisione, seguita da una breve spiegazione dei motivi alla base.
  • [Decisione 2] - (Motivazione): stesso formato di sopra.
• Azioni da intraprendere: compiti specifici derivanti dalle decisioni prese.
  • [Azione da intraprendere]: breve descrizione del compito.
  • (Responsabile): nome della persona responsabile del completamento del compito.
  • (Scadenza): data entro la quale il compito deve essere completato.
• Prossimi passi: azioni o elementi più ampi necessari per andare avanti (non necessariamente legati a una persona/scadenza specifica).

Come usarlo

1. Prepara: abbi una chiara comprensione delle decisioni che devono essere prese in anticipo.
2. Durante la riunione: inquadra le discussioni attorno alle scelte a portata di mano. Cattura le decisioni e le ragioni chiave che le hanno portate.
3. Distribuisci: distribuisci il modello come verbale di riunione per garantire chiarezza e allineamento.

Esempio

• Data: 23 marzo 2024
• Ora: 10:00 - 11:30 PST
• Luogo: Riunione Zoom (link)
• Presenti: Peter Johnson, Lisa Williams, Ben Harris
• Assenti: Nessuno
• Decisioni prese:
  • Lancia il prodotto il 15 aprile - (Motivazione): la ricerca di mercato è positiva, la data consente il QA finale
  • Assegna un budget di marketing aggiuntivo di $ 5K - (Motivazione): è necessario raggiungere un pubblico più ampio per il successo del lancio
• Azioni da intraprendere:
  • Finalizza i materiali di lancio - (Lisa Williams) - (10 aprile)
  • Sviluppa il piano della campagna pubblicitaria - (Ben Harris) - (5 aprile)
• Prossimi passi:
  • Assicura il posizionamento sui media
  • Rivedi la logistica del giorno del lancio

Modello n. 3: La “Gestione del progetto”

Scopo:

• Progettato specificamente per riunioni incentrate sul progetto.
• Tiene traccia dei compiti, identifica i problemi e semplifica l’esecuzione del progetto.

Sezioni:

• Data: registra la data della riunione.
• Ora: orario di inizio e fine della riunione.
• Luogo: dove si tiene la riunione (sala fisica, link per videoconferenza, ecc.).
• Presenti: elenco delle persone presenti.
• Assenti: elenco delle persone previste ma non presenti.
• Progetto: nome del progetto.
• Fase: fase corrente del progetto (ad es. Pianificazione, Sviluppo, ecc.).
• Ordine del giorno: un elenco di argomenti di discussione: può essere lasciato aperto o precompilato.
• Aggiornamenti sui compiti: progressi sui compiti attuali, inclusi gli elementi completati ed eventuali modifiche alla tempistica.
• Problemi o blocchi: sfide o ostacoli che ostacolano l’avanzamento del progetto.
• Azioni da intraprendere: compiti specifici derivanti dalla riunione per affrontare i blocchi o far avanzare i compiti.
  • [Azione da intraprendere]: breve descrizione del compito.
  • (Responsabile): nome della persona responsabile del completamento del compito.
  • (Scadenza): data entro la quale il compito deve essere completato.
• Prossima riunione: data, ora e luogo (se impostati) della prossima riunione del progetto.

Come usarlo

1. Prepara: prima della riunione, chiedi ai membri del team di progetto di fornire aggiornamenti sui loro compiti.
2. Facilita: durante la riunione, concentrati sugli aggiornamenti delle attività, sull’identificazione dei problemi e sulla determinazione delle azioni da intraprendere per risolverli.
3. Conclusione: prima di aggiornare, pianifica la prossima riunione di follow-up.

Esempio

• Data: 22 marzo 2024
• Ora: 14:00 - 15:00 PST
• Luogo: Sala conferenze A
• Presenti: Sarah Lee, Mark Evans, Emily Chen
• Assenti: Nessuno
• Progetto: Restyling del sito web
• Fase: Sviluppo
• Ordine del giorno:
  • Progresso della codifica
  • Aggiornamenti dei contenuti
• Aggiornamenti sui compiti:
  • Wireframe della homepage completo
  • Design della pagina del prodotto in corso, ritardato di 2 giorni
• Problemi o blocchi:
  • È necessaria l’approvazione finale del contenuto per la pagina “Chi siamo”
• Azioni da intraprendere:
  • Pianifica la revisione dei contenuti con le parti interessate - (Sarah Lee) - (23 marzo)
• Prossima riunione: 29 marzo 2024, ore 14:00 PST, Sala conferenze A

Modello n. 4: La “Riunione del comitato”

Scopo:

• Fornisce una struttura formale per le riunioni di comitato.
• Garantisce la documentazione accurata di mozioni, votazioni e azioni risultanti.

Sezioni:

• Data: registra la data della riunione.
• Ora: orario di inizio e fine della riunione.
• Luogo: dove si tiene la riunione (sala fisica, link per videoconferenza, ecc.).
• Presenti: elenco delle persone presenti.
• Assenti: elenco delle persone previste ma non presenti.
• Apertura dei lavori: ora in cui la riunione è stata ufficialmente avviata.
• Approvazione del verbale precedente: approvazione formale (o modifica) del verbale della riunione precedente.
• Mozioni:
  • Mozione: (Descrizione): breve dichiarazione dell’azione proposta.
  • Presentata da: nome del membro che ha presentato la mozione.
  • Appoggiata da: nome del membro che sostiene la mozione.
  • Risultato (Approvata/Respinta): esito della votazione sulla mozione.
• Azioni da intraprendere: compiti specifici derivanti dalla riunione.
  • [Azione da intraprendere]: breve descrizione del compito.
  • (Responsabile): nome della persona responsabile del completamento del compito.
  • (Scadenza): data entro la quale il compito deve essere completato.
• Chiusura dei lavori: ora in cui la riunione è stata ufficialmente terminata.

Come usarlo

1. Prepara: includi le mozioni note nell’ordine del giorno distribuito in anticipo.
2. Durante la riunione:
   • Registra l’ora in cui viene aperta la riunione.
   • Acquisisci accuratamente tutte le mozioni, chi le ha proposte e appoggiate e gli esiti delle votazioni.
3. Distribuisci: il verbale di questo modello funge da verbale formale della riunione.

Esempio

• Data: 20 marzo 2024
• Ora: 18:00 - 19:30 PST
• Luogo: Municipio, Sala del Consiglio
• Presenti: Sindaco Johnson, Consigliere Harris, Consigliere Chen…
• Assenti: Nessuno
• Apertura dei lavori: 18:05
• Approvazione del verbale precedente: verbale approvato come scritto
• Mozioni:
  • Mozione: Stanzia $ 20.000 per la ristrutturazione del parco (Descrizione)
  • Presentata da: Consigliere Harris
  • Appoggiata da: Consigliere Lee
  • Risultato (Approvata)
• Azioni da intraprendere:
  • Sviluppa il piano di ristrutturazione - (Dipartimento Parchi e Divertimento) - (15 aprile)
• Chiusura dei lavori: 19:32

Nota importante: Le riunioni del comitato hanno spesso regole specifiche delineate in statuti o procedure parlamentari. Questo modello è un punto di partenza e potrebbero essere necessarie modifiche per allinearsi a tali regole.

Modello n. 5: La “Revisione dello Sprint”

Scopo:

• Progettato per i team che utilizzano Scrum o altre metodologie agili.
• Fornisce una revisione strutturata di ciò che è stato realizzato durante uno sprint, di ciò che è in corso e dei miglioramenti per il futuro.

Sezioni:

• Data: registra la data della riunione.
• Ora: orario di inizio e fine della riunione.
• Luogo: dove si tiene la riunione (sala fisica, link per videoconferenza, ecc.).
• Presenti: elenco delle persone presenti (Product Owner, Scrum Master, membri del team di sviluppo, stakeholder).
• Assenti: elenco delle persone previste ma non presenti.
• Sprint: [Numero dello sprint]: identifica lo sprint specifico in fase di revisione.
• Lavoro completato: elenca e dimostra (se possibile) le voci di lavoro completate durante lo sprint.
• Lavoro in corso: compiti avviati ma non ancora completati.
• Blocchi: ostacoli o sfide che hanno ostacolato i progressi durante lo sprint.
• Retrospettiva:
  • Cosa è andato bene? Aspetti positivi dello sprint.
  • Cosa si può migliorare? Aree di ottimizzazione nei futuri sprint.
• Azioni da intraprendere: modifiche o compiti specifici da implementare in base alla retrospettiva.
  • [Azione da intraprendere]: breve descrizione del compito.
  • (Responsabile): nome della persona responsabile del completamento del compito.
  • (Scadenza): data entro la quale il compito deve essere completato.

Come usarlo:

1. Prepara: il Product Owner deve preparare un elenco del lavoro completato e del lavoro in corso. I membri del team devono considerare i blocchi e i punti retrospettivi.
2. La riunione: segui il modello, assicurandoti che le parti interessate abbiano la possibilità di vedere il lavoro completato. Concentra la retrospettiva sui miglioramenti attuabili.
3. Azione: distribuisci il modello con le azioni da intraprendere in modo che tutti siano chiari sui passaggi da intraprendere per il prossimo sprint.

Esempio

• Data: 25 marzo 2024
• Ora: 11:00 - 12:00 PST
• Luogo: Zoom (link)
• Presenti: Sarah (Product Owner), Mark (Scrum Master), Team di sviluppo, Jane (Stakeholder)
• Assenti: Nessuno
• Sprint: Sprint 3
• Lavoro completato:
  • Nuova funzione di registrazione utente
  • Funzionalità di ricerca prodotti
• Lavoro in corso:
  • Integrazione del carrello acquisti
• Blocchi:
  • Ritardo nella ricezione dell’accesso API per il gateway di pagamento
• Retrospettiva:
  • Cosa è andato bene? User story chiare, buona comunicazione del team
  • Cosa si può migliorare? È necessaria una maggiore partecipazione ai test
• Azioni da intraprendere:
  • Pianifica una riunione di integrazione dei test - (Mark) - (27 marzo)

Modello n. 6: La “Sessione di brainstorming”

Scopo:

• Progettato per riunioni incentrate sulla generazione di idee e soluzioni creative.
• Incoraggia la discussione aperta e si basa sulle idee degli altri.

Sezioni:

• Data: registra la data della riunione.
• Ora: orario di inizio e fine della riunione.
• Luogo: dove si tiene la riunione (sala fisica, link per videoconferenza, ecc.).
• Presenti: elenco delle persone presenti.
• Assenti: elenco delle persone previste ma non presenti.
• Argomento: il problema, la domanda o l’opportunità specifici a cui si rivolge la sessione di brainstorming.
• Idee generate: elenco non filtrato di tutte le idee suggerite durante la sessione.
• Temi e categorie: man mano che vengono generate le idee, identifica i temi comuni o raggruppa insieme le idee simili.
• Azioni da intraprendere: passaggi specifici per valutare, perfezionare o implementare le idee più promettenti.
  • [Azione da intraprendere]: breve descrizione del compito.
  • (Responsabile): nome della persona responsabile del completamento del compito.
  • (Scadenza): data entro la quale il compito deve essere completato.

Come usarlo

1. Prepara: definisci chiaramente il focus della sessione di brainstorming. Valuta la possibilità di utilizzare esercizi di riscaldamento per stimolare la creatività.
2. La sessione:
   • Incoraggia un flusso libero di idee. Registra tutto, non importa quanto bizzarro possa sembrare inizialmente.
   • Inizia a raggruppare le idee e a identificare i modelli dopo il round iniziale di brainstorming.
3. Prossimi passi:
   • Assegna azioni da intraprendere per ulteriori indagini o sviluppo delle idee più promettenti.

Esempio

• Data: 23 marzo 2024
• Ora: 13:00 - 14:30 PST
• Luogo: Sala riunioni 3
• Presenti: Team marketing, Graphic designer
• Assenti: Nessuno
• Argomento: Nuove idee per la campagna sui social media
• Idee generate:
  • Organizza un concorso di contenuti generati dagli utenti
  • Collabora con micro-influencer
  • Serie di brevi video umoristici (e molti altri!)
• Temi e categorie:
  • Coinvolgimento degli utenti
  • Consapevolezza del marchio
• Azioni da intraprendere:
  • Sviluppa le regole del concorso e la struttura dei premi - (Emily) - (27 marzo)
  • Ricerca micro-influencer pertinenti nella nostra nicchia - (John) - (28 marzo)

Importante: Il brainstorming funziona meglio in un ambiente privo di giudizi. Incoraggia le idee folli e basati sui suggerimenti degli altri!

Modello n. 7: La “Riunione con il cliente”

Scopo:

• Fornisce una struttura per le riunioni con i clienti.
• Tiene traccia dei punti chiave di discussione, dell’input del cliente e dei prossimi passi.

Sezioni:

• Data: registra la data della riunione.
• Ora: orario di inizio e fine della riunione.
• Luogo: dove si tiene la riunione (luogo fisico, link per videoconferenza, ecc.).
• Presenti: elenco delle persone presenti (i membri del tuo team e i rappresentanti del cliente).
• Assenti: elenco delle persone previste ma non presenti.
• Cliente: nome dell’organizzazione cliente.
• Progetto: nome del progetto su cui stai lavorando.
• Punti di discussione: elementi chiave che sono stati discussi durante la riunione.
• Feedback del cliente: includi commenti, preoccupazioni e richieste del cliente.
• Azioni da intraprendere: compiti specifici o follow-up basati sulla discussione della riunione
  • [Azione da intraprendere]: breve descrizione del compito.
  • (Responsabile): nome della persona responsabile del completamento del compito (dal tuo team o da quello del cliente).
  • (Scadenza): data entro la quale il compito deve essere completato.

Come usarlo

1. Prepara: prepara un ordine del giorno che si allinei con lo stato attuale del tuo progetto e con le eventuali domande che hai per il cliente.
2. Durante la riunione: prendi appunti chiari, catturando in particolare il feedback e le decisioni del cliente.
3. Follow-up: distribuisci il verbale della riunione e le azioni da intraprendere a tutti i partecipanti, assicurandoti che sia tu che il cliente siate allineati.

Esempio

• Data: 28 marzo 2024
• Ora: 10:00 - 11:00 PST
• Luogo: Riunione Zoom (link)
• Presenti: Sarah Lee (Project Manager), John Smith (Designer), Emily Baker (cliente), Tom Wilson (cliente)
• Assenti: Nessuno
• Cliente: Acme Corporation
• Progetto: Restyling del sito web
• Punti di discussione:
  • Revisione dei mockup della homepage
  • Aggiornamenti sulla tempistica
• Feedback del cliente:
  • Risposta positiva al design complessivo
  • Richiedi modifiche alla formulazione della sezione “Servizi”.
• Azioni da intraprendere:
  • Aggiorna i mockup della homepage in base al feedback - (John Smith) - (30 marzo)
  • Il cliente deve fornire una copia rivista di “Servizi” - (Emily Baker) - (29 marzo)

Modello n. 8: Il “One-to-One”

Scopo:

• Facilita conversazioni regolari e mirate tra manager e membri del loro team.
• Fornisce uno spazio per feedback sulle prestazioni, definizione degli obiettivi e discussioni sullo sviluppo professionale.

Sezioni:

• Data: registra la data della riunione.
• Ora: orario di inizio e fine della riunione.
• Luogo: dove si tiene la riunione (ufficio, videochiamata, ecc.).
• Dipendente: il nome del dipendente.
• Manager: il nome del manager.
• Argomenti discussi: punti chiave della conversazione.
• Feedback:
  • Da manager a dipendente: osservazioni sulle prestazioni, punti costruttivi, aree di miglioramento.
  • Da dipendente a manager: sfide, esigenze di supporto, suggerimenti.
• Azioni da intraprendere: compiti specifici, prossimi passi o elementi di follow-up.
  • [Azione da intraprendere]: breve descrizione del compito.
  • (Responsabile): nome della persona responsabile (dipendente o manager).
  • (Scadenza): data entro la quale il compito deve essere completato.

Come usarlo

1. Prepara (entrambe le parti): sia il manager che il dipendente devono presentarsi con argomenti o punti che desiderano discutere.
2. Mantienilo coerente: i one-to-one regolari sono più efficaci.
3. Documenta: acquisisci la discussione e le azioni da intraprendere. Questo funge da punto di riferimento per le riunioni future.

Esempio

• Data: 21 marzo 2024
• Ora: 15:00 - 15:45 PST
• Luogo: Ufficio di Lisa
• Dipendente: Mark Johnson
• Manager: Lisa Williams
• Argomenti discussi:
  • Avanzamento sul progetto in corso
  • L’interesse di Mark nello sviluppare capacità di leadership
• Feedback:
  • Da manager a dipendente: ottimo lavoro sul progetto, risposta positiva del cliente. Suggerisce una comunicazione proattiva sulle modifiche alla tempistica.
  • Da dipendente a manager: cerca opportunità per fare da mentore ai membri del team junior.
• Azioni da intraprendere:
  • Lisa deve identificare una corrispondenza di tutoraggio per Mark - (Lisa Williams) - (4 aprile)

Nota importante: i one-to-one dovrebbero creare fiducia. Sebbene includano discussioni sulle prestazioni, sono anche uno spazio in cui i dipendenti possono ottenere supporto e discutere apertamente del loro sviluppo di carriera.

Modello n. 9: Il “Verbale del webinar”

Scopo:

• Fornisce una registrazione dei webinar, soprattutto quelli con spunti di riflessione preziosi o per scopi di formazione interna.
• Cattura le domande e risposte del pubblico per aiutare con la creazione di contenuti o per affrontare le preoccupazioni del pubblico.

Sezioni:

• Data: data del webinar.
• Ora: orario di inizio e fine del webinar.
• Argomento: il focus del webinar.
• Relatori: nomi e (se applicabile) titoli dei relatori.
• Partecipanti (numero approssimativo): una stima delle dimensioni del pubblico.
• Punti chiave: principali spunti di riflessione e intuizioni dalla presentazione.
• Domande e risposte: domande pertinenti poste dai partecipanti e le risposte fornite dai relatori.
• Azioni da intraprendere: compiti di follow-up o idee ispirate dal webinar.
  • [Azione da intraprendere]: breve descrizione del compito.
  • (Responsabile): nome della persona responsabile del completamento del compito.
  • (Scadenza): data entro la quale il compito deve essere completato.

Come usarlo

1. Designa un addetto alla presa di appunti: incarica qualcuno di prendere appunti durante il webinar.
2. Distribuisci distribuisci il verbale al team o come follow-up dei partecipanti con un link alla registrazione (se disponibile).
3. Azioni da intraprendere: assicurati che le azioni da intraprendere siano assegnate per estrarre valore dal contenuto del webinar.

Esempio

• Data: 23 marzo 2024

• Ora: 11:00 - 12:00 PST

• Argomento: “Potenzia il tuo email marketing: strategie per tassi di apertura più elevati”

• Relatori: Jane Smith, Esperta di email marketing

• Partecipanti (numero approssimativo): 120

• Punti chiave:

  • Importanza di righe dell’oggetto chiare
  • Tecniche di personalizzazione
  • Strategie di test A/B

• Domande e risposte

  • D: “Migliori strumenti per l’automazione delle email?” R: Jane ha raccomandato MailChimp, Constant Contact…
  • D: “Come gestire i bassi tassi di apertura?” R: Segmenta il pubblico, testa gli orari di invio…

• Azioni da intraprendere:

  • Rivedi i nostri modelli di righe dell’oggetto attuali - (Sarah) - (27 marzo)

Modello n. 10: Gli “Appunti di riunione informali”

Scopo:

• Cattura gli elementi essenziali di una discussione informale senza essere eccessivamente strutturato.
• Adatto per check-in rapidi o riunioni improvvisate.

Sezioni:

• Data: data della riunione.
• Ora: orario di inizio e fine della riunione (se pertinente).
• Argomento: il focus generale della discussione.
• Presenti: elenco delle persone che erano alla riunione.
• Punti chiave:
  • [Punto 1]
  • [Punto 2]
  • (E così via…)
• [Riepilogo della discussione]: un brevissimo riepilogo degli argomenti principali trattati.
• Azioni da intraprendere:
  • [Azione da intraprendere] - (Responsabile) - (Scadenza) Includi solo compiti immediatamente attuabili che derivano dalla discussione.

Come usarlo

1. Sii breve: concentrati sulle decisioni o sugli esiti più importanti.
2. Chiarezza: assicurati che gli appunti siano leggibili e comprensibili in seguito.
3. Azioni da intraprendere: includi eventuali prossimi passi cruciali che sono emersi dalla discussione.

Esempio

• Data: 20 marzo 2024
• Ora: 14:15 - 14:35 PST
• Argomento: Aggiornamento del progetto e tempistica di lancio
• Presenti: Peter, Emily
• Punti chiave:
  • Sviluppo in pista
  • Sono necessarie risorse aggiornate dal team marketing
• Riepilogo della discussione: Sincronizzazione rapida sullo stato del progetto, identificato un potenziale ritardo dovuto alla mancanza di risorse.
• Azioni da intraprendere:
  • Emily deve fare un follow-up con il marketing per la data di arrivo delle risorse - (Emily) - (21 marzo)

Suggerimenti extra per verbali di riunione efficaci

Scegliere un ottimo modello è un fantastico primo passo, ma ci sono altre cose che puoi fare per assicurarti che i tuoi verbali guidino risultati reali. Ecco alcuni suggerimenti extra:

• Assegna un addetto dedicato alla presa di appunti: ruotare questa responsabilità aiuta a garantire accuratezza e consenso da parte dell’intero team.
• Invia il verbale tempestivamente dopo la riunione: mentre la discussione è fresca, distribuisci prontamente il verbale per assicurarti che tutti si trovino rapidamente sulla stessa lunghezza d’onda.
• Inizia la prossima riunione rivedendo le azioni da intraprendere precedenti: mantieni queste azioni in primo piano per mantenere la responsabilità e lo slancio.
• Archivia il verbale centralmente: disponi di una cartella o un sistema condiviso in cui tutti possano accedere facilmente al verbale delle riunioni passate.

Suggerimento da professionisti: se una decisione necessita di ulteriori discussioni o approvazioni da parte di persone esterne alla riunione, rendilo chiaro nel verbale per un follow-up efficiente.

Conclusione

Il verbale delle riunioni potrebbe sembrare un piccolo dettaglio, ma ha un enorme impatto sulla produttività e il successo del tuo team. Utilizzando modelli ben progettati, risparmierai tempo, migliorerai la chiarezza per tutti i soggetti coinvolti e aumenterai la responsabilità per le azioni da intraprendere. Il risultato? Riunioni che fanno effettivamente avanzare i progetti e raggiungono gli obiettivi.

Pronto a rivoluzionare le tue riunioni? Sfoglia i modelli che abbiamo delineato, scegli quello più adatto alle tue esigenze e inizia! Rimarrai stupito dalla velocità con cui vedrai risultati positivi.

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